En alt düzey pozisyonu bile kapatmanın ilan yayınlandıktan sonra ortalama 41 iş günü olduğu günümüz iş dünyasında en önemli problem doğru adayı bulmak mı? Bizce değil…
Doğru adayı bulmanın, yani seçme ve yerleştirme sürecinin baştan aşağı çok emek, zaman ve bütçe isteyen bir süreç olması gerçeğine rağmen bu kadar zor bulunup işe alınan kişi maalesef çoğu zaman oryantasyon sürecinde kaybedilebiliyor. İşe alım süreci boyunca işe alım uzmanının yoğun ilgi ve alakasıyla yaşayan adayımız, sözleşme imzalandıktan sonra maalesef cazibesini kaybediyor. İşe alım uzmanı görevini tamamlaması nedeniyle yeni pozisyonlar için yeni adaylara doğru yelken açarken, işe alınan yeni çalışan heyecanla ilk iş gününü bekliyor, evraklarını tamamlıyor. Bir yandan bu süreçte soru ve sorunlarını aktaracak bir muhatabı da çoğu zaman bulamıyor. İnsan Kaynakları uzmanı ise yoğun işe alım süreci nedeniyle sürekli mülakatlarda, gelen telefonları açamıyor ve yeni çalışana ilgi gösteremiyor. Bu süreçteki ilk sorun işte tam da bu:
İşe alımı yapılan yeni çalışanımızın sorumluluğu hâlâ işe alımda mı olmalı yoksa eğitimde mi olmalı?
Türkiye’deki uygulamalar şöyle bir göz atarsak;
- Bazı firmalarda bu süreç işe alım sorumluluğunda yürütülüyor, ta ki yeni çalışanımızın ilk iş gününe kadar. İlk iş gününde sorumluluk eğitim departmanına geçiyor.
- Bazı firmalarda bu süreci deneme süresi tamamlanana kadar işe alım yürütüyor.
- Bazı firmalarda adayla sözleşme imzalandığı anda sorumluluk eğitim departmanına geçiyor.
- Bazı firmalarda ise işe alım ve eğitim departmanı sorumluluğu ortak alıyor.
Sorumluluk ister işe alım isterse eğitimde olsun, buradaki en önemli nokta bin bir zorlukla aldığımız yeni çalışanımızı kaybetmemek adına iletişimi sürekli kılmak. Deneyimlerime ve yaşanan örneklere baktığımda en uygun olanın 3. madde olduğunu söyleyebilirim. Çünkü işe alım uzmanlarının tüm gün süren mülakat yoğunlukları arasında adaya gereken ilgiyi göstermeleri gerçekten çok zor. Adayla sözleşme imzalandığı anda sorumluluk hangi departmandaysa mutlaka departmandaki sorumlu kişinin iletişim bilgileri adayla paylaşılmalı ki aday aklına takılan soru ve sorunlarda ona ulaşabilsin.
İkinci sorunumuz da oryantasyon sürecinin kişinin iki aylık deneme süresiyle aynı anlamda kabul edilmesi olarak ortaya çıkıyor. Bu süreçte maalesef çalışanla işe başladıktan sonra deneme süresi boyunca hiç ilgilenilmiyor ve kendisi ancak deneme süresi sonunda zorunlu değerlendirme formu doldururken hatırlanıyor.
Yeni çalışanın işe ve kuruma en kısa sürede uyumunu sağlamayı amaçlayan bir aşama olan oryantasyon süreci üç aşamada yapılandırılmalı:
Oryantasyon süreci nasıl olmalı?
Ön sosyalizasyon:
İlk iş günü genelde stresli geçer. Öğrenilmesi gereken birçok şey, tanışılacak yeni iş arkadaşları vardır. İlk gün işe nasıl ulaşılacağı, ne giymek gerektiği, kime nasıl hitap edileceği, neler yapılacağı, kaçta işten çıkılacağı işe başlayan kişide baskı oluşturabilir. Adayın ilk iş günü öncesinde kendisini rahat ve huzurlu hissetmesini sağlamak amacıyla içinde yeni işiyle ilgili mail adresi, telefonu vb. gerekli bilgilerin ve güzel dileklerin yer aldığı bir “Hoş geldin mektubu” oluşturulmalı ve kişiyle işe başlamadan paylaşılmalı.
Kişi ilk işe başladığında meraklı diğer çalışma arkadaşlarının “Acaba bu kim?” sorusuna ve bakışlarına fırsat vermemek için, kişiyi kısaca fotoğrafıyla birlikte tanıtan bir işe giriş duyurusunun tüm çalışanlara mail veya intranet aracılığıyla duyurulması gerekir.
İşe alışma: Şirket çalışanı olduktan sonra başlayan bu aşama, çalışanın kuruma katılmaya ve benimsemeye çalıştığı bir süreç olduğu için son derece önemli. Yeni çalışana bu süreçte destek olacak, soru ve sorunlarında yardımcı olacak deneyimli ve istekli bir çalışan atanması bu süreci kolaylaştırır. Çoğu kurumda bu uygulama etkin bir şekilde yürütülüyor. Bu uygulamada dikkat edilmesi gereken noktaları şöyle sıralayabiliriz:
- Yeni çalışana destek olacak kişinin mutlaka istekli olması, görevi zorunlu olduğu için almaması
- Yeni çalışana destek olacak kişinin önemli noktaları eksiksiz aktarabilmek amacıyla bir liste oluşturması
- Yeni çalışana destek olan kişilerin takdir edilmesi
Bu süreçte önemli noktalardan biri de kişiye aramıza katıldığı için memnuniyetimizi belirten ve kurumsal aidiyeti de sağlayacak ilk aşama olan bir kit verilmesi. Bu hoş geldin kiti kişiyi değerli hissettirmede önemli bir araçtır. Hoş geldin kiti içinde neler olabilir derseniz:
- Kurumsal logolu bir defter ve kalem
- Aramıza katıldığı için memnun olduğumuzu ve de tatlı bir başlangıcı sembolize eden şeker veya çikolata
- Kurumsal kartviziti
- Kurum tanıtım kitapçığı, varsa İnsan Kaynakları kitapçığı ve etik değerler kitapçığı gibi dokümanlar (Tüm bu kitapçıkları e-kitap halinde bir USB içinde vermek kağıt israfını önlemek açısından önemlidir. Yeni çalışanınız kurumsal logolu bu USB’yi kullanmaya devam edebilir)
- Çalışanın temelde bilmesi gereken temel İK süreç ve prosedürleri (Kılık-kıyafet, izin, avans vb.) kit kapsamında e-kitap olarak vermek de ilk aşamada bilgilenmesi açısından çok önemli.
Değişim/Metamorfoz
Yeni pozisyonda çalışanın kendini rahat hissetmesi ve pozisyonun gerektirdiği ustalığı kazanması, endişenin azalıp kendine güvenin artırılmasını içerir. İnsan Kaynakları yönetimi, yeni çalışanların kuruma adapte olabilmesi için bu aşamalar çerçevesinde bir “sosyalizasyon programı” benimsemelidir.
Oryantasyon sürecinin de bittiği bu aşama sonunda hem yeni çalışanın hem de oryantasyon sürecinin değerlendirilmesi gerekir. Bu kapsamda üç aşamalı bir değerlendirme sistemi oluşturulabilir:
- Çalışanın yaşadığı oryantasyon sürecini değerlendirmesiyle sürecin geliştirilmesi gereken yönleri açığa çıkar.
- Çalışanın bir üst yöneticisi tarafından değerlendirilmesi; oryantasyonun tamamlanıp tamamlanmadığını, kişinin kurum çalışanı olmaya hazır olup olmadığını, hatta doğru kişi olup olmadığını gösterir.
- Yeni çalışanın deneyim körlüğü henüz oluşmadığı için kuruma dair genel değerlendirmesi, önemli bir gelişim alanı olabilir