İmza sirküsü, ticari faaliyetler sırasında kişilerin yetkilerini belirleyen resmî bir belgedir. İmza beyannamesi ile sıklıkla karıştırılan belge hakkında aklınıza takılan sorulara yanıt bulmak istiyorsanız; hazırladığımız rehber sayesinde belgenin nasıl ve nereden alınabileceği ile birlikte geçerlilik süresi gibi hususları rahatlıkla inceleyebilirsiniz.
İmza sirküsü, şirket faaliyetlerinin sorunsuz bir şekilde sürdürülmesine olanak tanır. Bir diğer adı imza sirküleri olan belge, kurucuların yanı sıra diğer ortakların yetkilerini düzenler. Tam anlamıyla resmî nitelikler taşıyan imza sirküsü sayesinde şirketlerin verileri de güvence altında tutulur. Öte yandan belgelerin imza beyannamesi ile aralarındaki farkların bilinmesi son derece önemlidir. Konuyla ilgili tüm ayrıntıları içeriğimizin devamında yakından görebilirsiniz.
İmza sirküsü nedir?
İmza sirküsü nedir sorusunun yanıtı, özellikle ticari alanda işlem gerçekleştirmek isteyenler için çok değerlidir. İmza sirküsü, kelime anlamı olarak görüş bildirimi ve disiplinler arasında bulunan genelgeyi ifade eder. Resmî amaçla düzenlenen belge ise imza yetkilisi sıfatını taşıyan kişilerin bilgilerini içerir. Bununla beraber ilgili kurumda kişilerin hangi işlemler için onay verme yetkisine sahip olduğu da imzaları açık bir şekilde gösteren evrak aracılığıyla kayıt altına alınır.
Noter tarafından onaylanan yetkilendirme belgesi, ortak veya ortakların imza örnekleriyle hazırlanır. Aynı zamanda kişisel bilgilere ek olarak unvan, vergi dairesi, vergi numarası, ticaret sicil numarası ve açık adres detayları, net şekilde evrak içerisinde belirtilir. İşletmelerde gerçekleştirilen işlemler sırasında sahte imza kullanımı gibi durumların bertaraf edilmesi adına bu belge kritik bir önem taşır.
Yasal çerçevede kurumların işleyişini düzenleyen imza sirküsü, alınan kararlar hakkında söz sahibi olan ortak ve kurucuları gösterir. Bu durum, izinsiz bir şekilde ticari faaliyetlerin sürdürülmemesine katkıda bulunur. Özellikle dolandırıcılık ve sahtecilik gibi tehlikelere karşı imza sirküleri kanıt niteliği taşır. Ayrıca kurumda herhangi bir yetkisi bulunmayanlarla beraber şirket dışından kişilerin ticari işlemlere müdahale etmesi engellenmiş olur.
İmza sirküsü nasıl alınır?
Evraka ait detaylar arasında öne çıkan konuların başında imza sirküsü nasıl alınır sorusu gelir. Bu aşamada bilmeniz gereken en önemli nokta, imza sirküsünün sadece noterler tarafından verilebileceğidir. Yaşadığın il veya ilçede bulunan herhangi bir notere giderek imza sirküleri hazırlanmasını talep edebilirsin.
Başvuruyu sorunsuz bir şekilde ilerletmenin kritik noktalarından biri, öncelikle şirketin kuruluş aşamalarının tamamlanmış olması gerekliliğidir. Ticaret sicil gazetesi aracılığıyla yayımlanan ve yönetim kurulu detaylarını içeren gazete örneğiyle notere gidilmesi gerekir. Noter başvurusu sırasında ise kurucular ve diğer ortakların yani yönetim kurulunda söz sahibi olan tüm kişilerin hazır bulunması çok önemlidir. Müracaat sırasında ilk imza yetkilileri ile birlikte ikinci ve üçüncü derece yetki sınıflandırmaları da yapılmalıdır. Evrak üzerinde tüm bilgilerin doldurulmasının ardından imza sirküleri onaylatılabilir. Öte yandan kurum yetkilileri arasında bulunan kişilerin diğer çalışanlara yetki devretmesi gibi durumlarda vekaletname sunması beklenir.
İmza sirküsü alırken farklı evrakları da hazırlamayı ihmal etmemelisiniz. Genel olarak imza sirküsü için gerekli evraklar ise şu şekilde sıralanır:
- Yetkili kişilerin T.C. kimlikleriyle beraber kimlik fotokopileri
- İşletmeye ait vergi levhası
- İşletmenin kayıtlı olduğu odadan alınan ve yönetim kurulunu gösteren ticaret sicil gazetesi
Ticaret sicil gazetesini almak için artık odalara gidilmesine gerek yoktur. Gazeteler online olarak resmî web sitesinden alınabilir.
İmza sirküsü ne işe yarar?
İmza sirküleri, mevcut özellikleri sayesinde farklı ayrıcalıklara sahip olmana katkıda bulunur. Genel olarak elde edebileceğin avantajlar ise aşağıdaki gibi sıralanır:
- İmza sirküsü içerisinde bulunan bilgiler, yasal bir düzenlemeyi gösterir. Bu sayede yalnızca imza yetkisi bulunan kişiler şirketler hakkında karara varabilir.
- Sahte imza kullanımı gibi durumlar ve meydana gelebilecek dolandırıcılık benzeri vakaların engellenmesi kolaylaşır.
- Şirketlerin adına izinsiz ticari faaliyette bulunulması, imza sirküleri sayesinde doğrudan engellenir.
- İşletmelerde yaşanabilecek sorunlarda yetkili kişilerin önceden belirlenmiş olması, çözüm sürecinde işlemlerin hızlanmasına olanak tanır.
Özellikle imza sirküsü ne demek konusunda belgenin sunduğu avantajlar büyük öneme sahiptir. Elde edilecek faydalar, belgenin ne demek olduğunu ve neden önemli olduğunu açıkça gösterir. Noterden temin edebileceğiniz belge sayesinde ticari işlemlere problem yaşamadan devam etme fırsatını yakalayabilirsiniz.
İmza sirküsü ne kadar süre geçerlidir?
İmza sirküsü geçerlilik süresi, evrak üzerinde aksi belirtilmediği takdirde genel olarak 3 yıl ile sınırlıdır. Bununla birlikte geçerlilik süresi için şirketin mevcut durumu belirleyicidir. Yetkilendirme belgesi aracılığıyla görevlendirilen kişilerin görev süresine göre yeni imza sirküleri alınması gerekir. Yönetim kurulu üyelerinden herhangi birinin görevinden ayrılması veya farklı kişilere yetki verilmesi noktasında da yeni bir düzenleme yapmanıza gerek vardır.
İmza sirküsü, görev süresiyle doğrudan ilişkili bir belgedir. Görevin tamamlanmasının akabinde önceden hazırlanan evrak geçerliliğini yitirir. Tüzel kişilerin ve kurumların imza yetkilisi değiştiğinde yeni bir resmî belge hazırlatması, yasal olarak zorunluluktur. Değişim esnasında imza sirküleri üzerinde herhangi bir tarih belirtilmemişse geçerlilik süresi 3 yıl boyunca devam eder.
İmza sirküsü fiyatı ne kadardır?
İmza sirküsü ücreti, belirli kriterlere göre farklı seviyelerde bulunabilir. Noterden çıkarılan evraklar, tıpkı diğer işlemlerde olduğu gibi her yıl farklı fiyat güncellemelerine tabi tutulabilir. Belge hazırlıkları esnasında net olarak masraf miktarını öğrenmek için en yakın notere danışabilirsiniz. Öte yandan toplam hazırlanacak belge sayısı, ödenmesi gereken rakamların farklılaşmasına yol açabilir. İmza sirküleri nüsha sayısının yanı sıra belge hazırlanırken yapılacak işlemlerin farklılık gösterme ihtimali de fiyatları değiştirir.
İmza sirküsü ile imza beyannamesi arasındaki farklar nelerdir?
İmza sirküsü ve imza beyannamesi temel olarak noter tarafından hazırlanan ve resmî geçerliliği bulunan iki farklı belgedir. Fakat iki evrak sıkça karıştırılmakla beraber isimleri de birbirlerinin yerine kullanılır. Herhangi bir hatayla karşılaşmamak adına her iki türe ait detaylara hâkim olmanız gerekir.
İmza sirküsü örneği, işletmelerde bulunan tüm yetkili kişilerin görev tanımlarını ve imzalarını içerir. İmza beyannamesi ise gerçek kişiler tarafından alınabilir. Kişiler notere kimlik belgesiyle giderek evrak hazırlatabilir. Belgenin üzerinde ilgili kişinin nüfus bilgilerine yer verilir. Aynı zamanda imza örneklerini içeren beyanname, resmî uygulamalarda geçerliliğe sahiptir.
İmza beyannamesi sirküler değerine sahip değildir. Bu noktada beyannamenin farklı şekillerde kullanılması mümkündür. Beyanname alan gerçek kişiler, belgeyi hem kişisel hem de ticari faaliyetlerinde kullanabilir. Aynı zamanda imza beyannamesi kişilerin kimliğini kanıtlamamasına destek verir. Sonuç olarak imza sirküsü şirket yetkililerine verilen belgeyken imza beyannamesi gerçek kişilerin kullanabildiği bir evraktır.
İmza sirküsü e-devletten alınır mı?
İmza sirküsü hazırlama yetkisi noterlere verilmiştir. İmza sirküsü e-devlet üzerinden alınamaz. Tüzel kişiler, noter huzurunda imzalarını atarak belge hazırlatabilir. Evrak işlemleri için fiziki noterlere gidilmesi şarttır. Başvuru esnasında ilgili dönemin ücretleri göz önünde bulundurularak belirlenen tutarı yatırmanız gerekir. Daha sonra kısa süre içerisinde hazırlanan resmî evrakı alarak kullanma fırsatı bulunur. Bunun yanı sıra her ne kadar başvuru yapamıyor olsanız da e-devlet aracılığıyla sorgulama işlemi gerçekleştirebilirsiniz. Aynı zamanda işletme faaliyetleri sırasında imza sirküsü sorgulama işlemi sayesinde karşı tarafların yetkili kişiler ve görev kapsamları hakkında bilgi alması mümkündür.