İnsan kaynakları, bir şirket için işe alımdan çalışan bağlılığı çalışmalarına kadar birçok noktada stratejik öneme sahip bir departman. Peki, İK’nın önemli fonksiyonlarından biri olan işe alım süreci nasıl yönetilmeli?
İnsan kaynakları; kurumların yönetsel ve işlevsel süreçleri açısından oldukça önemli bir departman olduğundan, yönetim yapısına katkı sağlayan birimlerin başında gelir. Kurumdaki tüm birim ve pozisyonların personel istihdamını sağlıyor olması dahi önem derecesini ortaya koymaktadır.
İnsan kaynakları çalışmalarını yalnızca açık pozisyonları kapatmakla sınırlamak elbette mümkün değil. Ancak oldukça önemli olan bu süreç en doğru nasıl yönetilir, gelin birlikte bakalım…
İşe alım sürecinin altyapısı nasıl kurulur?
Sıklıkla kullanılan “doğru işe doğru aday” sloganının altını doldurabilmek için şu çalışmaların yapılması gerekmektedir;
- İş analizi yapılarak öncelikle pozisyonun gereklilikleri belirlenmelidir,
- Mevcut personelin yeterlilikleri ve yetkinlikleri ortaya çıkartılarak pozisyonun gereklilikleri ile karşılaştırılmalıdır,
- Görevde bulunan personel ile karşılanamayan gereklilikler tespit edilmelidir,
- İş analizi neticesinde ortaya çıkan görev tanımı ve nitelikler doğrultusunda açık pozisyonlar belirlenmelidir.
Belirtilen maddelerin tamamlanması için insan kaynakları departmanının süreci bilfiil yerinde yürütmesi kaçınılmazdır. Öyle ki kurum hafızası ve süreçteki önem noktalarını yerinde belirlemek, ilerleyen aşamalarda insan kaynaklarına ve kuruma yük yüklemekten koruyacaktır.
İşe alımda toplam kalite
Açık pozisyonların belirlenmesi neticesinde işe alım sürecinin toplam kalite yönetimi ile tamamlanması, insan kaynaklarının vizyonuna katma değer katarak, işleyişi belirli bir standarda koyacaktır. Bunun için ise;
- “Kadro talep formu” oluşturulmalıdır. Bu form, birimlerin personel taleplerini sözel ve manuel yapıdan kurtararak yönetim onayı ile gerçekleştirme stratejisini kazandıracaktır.
- Sürecin nasıl ilerleyeceği birim yöneticilerine ve üst yönetime iletilmelidir ki süreç esnasında koordinasyon sağlanabilsin.
- İlk görüşmeleri mutlaka İnsan Kaynakları departmanı yapmalıdır. İnsan kaynaklarının uygun gördüğü adaylar birim mülakatına yönlendirilmelidir.
- Süreç esnasında pozisyona göre kişilik envanteri, yabancı dil testi vb. yetkinlik ve yeterlilik ölçen değerlendirme testleri yapılmalıdır. Özellikle beyaz yaka ve yönetici pozisyonları için değerlendirme testleri önem arz etmektedir. Bu konuda Kariyer.net’in sunmuş olduğu olanaklardan mutlaka yararlanılmalıdır. Öyle ki yıllık turn-over oranlarının azaltılmasına, değerlendirme testleri katkı sağlayacaktır.
- Mülakat sürecinin aşamaları için ise “Mülakat Değerlendirme Formu” oluşturulmalıdır. İşe alım görüşmelerinde görüşmeyi yapan yöneticilerin adayın istihdamı ile ilgili verdiği uygunluk, yazılı olarak kayıt altına alınmalıdır. Üst yönetime norm kadronun neden aşıldığı ile ilgili yapılacak raporlamalarda da sorumluluk yalnızca insan kaynaklarında olmamalıdır.
İşe alım, insan kaynakları uygulamaları içerisindeki önemi açısından, yönetimin gündeminde ilk sıralarda yer alabilir. İşe alımın yalnızca sonuçlarına odaklanılması ve maliyetlerinin göz ardı edilmesi marjinal faydayı azaltacaktır. Aslında görünenin ardında ciddi bir iş yükü, planlama ve organizasyon ihtiyacı barındırmaktadır.
Doğru işe doğru aday mottosu ile istihdamı sağlayarak açık pozisyonları kapatmak ve personel devir hızını azaltma çalışmalarına katkıda bulunmak için sahada olmak gerekmektedir. İşe alım sürecini yalnızca ofisten yürütmek doğru olmadığı gibi bu durum güncel insan kaynakları uygulamalarını gerçekleştirmeyi de zorlaştıracaktır.
Aynı zamanda birimler ile doğru bir iletişim kurup, koordinasyonu sağlayarak etkin ve stratejik bir insan kaynakları departmanı oluşturmak için İK ekibinin birimlerde süreci yürüten personelden bilgi alması ve işin kurgusunu bu şekilde oluşturması hem stratejik üstünlük hem de sinerjinin kurduğu denge ile hedeflerine doğru yol almasını sağlayacaktır. Oluşturulan altyapı neticesinde ortaya çıkan sonuç ise insan kaynakları departmanının vizyonunu değerli kılacaktır. Çünkü “Vizyon, görünmez şeyleri görme sanatıdır.” (Jonathan Swift)
Konuk Yazar: İshak YILDIZ / MEF Üniversitesi İnsan Kaynakları Müdür Yrd.
Yazara ait diğer yazıları okumak için buraya tıklayabilirsiniz.