Sürekli gelişim felsefesine dayanan Kaizen tekniği, işletmelerde verimliliği arttırmayı hedefler. Sadece işletmelerde değil hayatın her alanına uygulanabilecek adımlarıyla hayatınıza entegre edebileceğiniz bir tekniktir. Kaizen ile ilgili daha fazlasını merak ediyorsanız bu yazı tam size göre…
Kaizen özellikle işletmelerde sistematik olarak uygulanır ve sonuçları takip edilir. Sürekli iyileştirme çalışması olarak adlandırılan işleyişe her kademeden çalışanın katılımı önemlidir. İşletmedeki her bir çalışan Kaizen’den sorumlu olduğunda süreç sürekli hale gelir. İyileştirme projeleri PUKÖ döngüsü üzerinde ilerlerken planla, uygula, kontrol et ve önlem al adımlarıyla her bir iyileştirme prosedürlerle süreklilik kazanan işletme uygulamasına dönüşür. Böylece verimlilik artarken tanımlanan yeni problemler de aynı döngü üzerinden ilerler. Kaizen tekniği ile tembelliği yen ise bazı işletmelerin sloganı haline gelmiştir.
Kaizen nedir?
Kaizen nedir sorusuna cevap ararken kelimenin kökenine inmekte fayda var. Kaizen köken olarak Japonca Kai (Değişim) ve Zen (İyi) kelimelerinden gelir. Kelimeler bir araya getirildiğinde daha iyiye ulaşmak için değişim anlamı çıkar. Sürekli tekrarlanan daha iyiye ulaşma çabası ise anlam olarak sürekli gelişime karşılık gelir. Kökü çok eski olan Kaizen ikinci dünya savaşı sonrası Masaaki İmai tarafından sistematik hale getirilmiştir. Sonrasında ise müşteri memnuniyetini arttırma, rekabette öne geçme, maliyeti düşürme hedefleri olan işletmeler yaptıkları süreç çalışmalarıyla iyileştirme alanlarını tespit ederek Kaizen çalışmalarına başlarlar.
Kaizen nedir kısaca açıklamak gerekirse; iyileştirilecek alanlar tespit edilerek problemin tanımlanmasıyla problemin çözümüne yönelik süreç iyileştirme ve maliyet düşürme çalışmalarının tümünün karşılığı Kaizen’dir.
Kaizen çeşitleri nelerdir?
İşletmelerde problemin boyutu ve kompleks ya da basit olmasına göre farklı Kaizen türleri kullanılır. Yaygın olarak kullanılan Bazı Kaizen örnekleri aşağıdadır:
- Odaklanmış (Kobetsu Kaizen): Odaklanmış Kaizen’de işletmeler süreç, ürün ya da problem üzerinde yoğunlaşır. Farklı departmanlardan çalışanlar bir araya gelerek PUKÖ döngüsü ve problem çözme teknikleriyle problemin kaynağını bularak iyileştirmeler üzerine çalışırlar.
- Önce Sonra Kaizen: Daha çok küçük ve hızlı yapılabilecek iyileştirmeler üzerine çalışılır. Bu yaklaşımda çalışanlardan günlük işlerini yaparken gözlem yapmaları ve varsa iyileştirme önerilerini sunmaları istenir. Çalışanların katılımıyla yapılan küçük değişikliklerle sürecin iyileştirilmesi çalışanların sürece aktif katılımını teşvik ettiğinden iş süreçlerinde anlık düzeltmeler yapmak için tercih edilen bir yöntemdir.
- Hızlı Kaizen: Önce sonra olan çeşidinde ile benzerlik gösterse de hızlı Kaizen’nin amacı PUKÖ yöntemi kullanarak tespit edilen bir problemi hızlıca çözmeyi amaçlar.
- Standart Kaizen: Standart uygulamada mevcut iş süreçleri ve prosedürler düzenli olarak gözden geçirilir. Amaç işletmede değer katmayan adımların ortadan kaldırılarak ve süreçlerin optimize edilerek iyileştirilmesidir.
- Majör Kaizen: Major’de kapsamı oldukça geniştir. Tespit edilen problem projelendirilerek projede çalışacak ekip belirlenir. Başlangıç ve bitiş tarihi olan majör Kaizen’de bir proje planı dahilinde veriler toplanır, analiz edilir, kök neden analizi yapılır. İşletmelerde süreklilik arz eden bir problemi ele alarak çözmeyi amaçlar.
Bunların dışında temel seviyede çözümler sunan Karakuri ve 1 hafta içerisinde tamamlanması beklenen Blitz Kaizen çeşitleri de vardır. Tüm Kaizen çeşitlerinin ortaklaştığı konular; sürekli gelişim, süreçlerin verimli hale getirilmesi ve etkin bir şekilde yürütmektir.
Kaizen problem çözme teknikleri
Kaizen içerisinde yalın üretim uygulamalarının olduğu bir tekniktir. Mükemmellik prensibi üzerinden çalışan teknikte iyileştirme var olan işleyiş içerisinde yapılır. Özellikle üretim, hizmet ve yönetim alanlarında sıklıkla kullanılır. İşletme; öz kaynaklarını kullanarak sıfır ya da minimum yatırımla kalite, maliyet, teslimat performansı gibi konularda müşteri memnuniyetinin sürekliliğini sağlamayı hedefler. Kaizen uygulamasının yönetiminin ana gövdesini oluşturan temel prensipleri vardır. Bu prensipleri aşağıda gibi açıklamak mümkündür;
- Problemin tespiti
- Bütçe gerektirmeyen ya da düşük bir bütçe ile yapılacak projelerin seçilmesi
- Seçilen projenin hedefinin belirlenmesi
- Projeye işletmenin her kademesinden çalışan dahil edilmesi
- Hedeflenen projenin sadece maliyet avantajı değil zaman ve süreç iyileştirmelerine de odaklanması
- Projede kalite, dağıtım, üretim gibi bölümlerinden birini öncelikli bölüm olarak belirleme ve tek bir odak üzerinden ilerleme
- Projede PUKÖ (planla, uygula, kontrol et, önlem al) döngüsü takip etme
- Problemin çözümü için doğru araçlar seçme
- Çözümü sürdürülebilir hale getirme
Kaizen uygulamaları nelerdir?
İşletmeler için Kaizen çalışması örnek bir çalışma olup işletme geneline yayıldığında iyi uygulamalar arasında önemli bir yere sahiptir. İşletmelerde en yaygın kullanılanlar uygulamalar aşağıdaki gibidir:
- 5S: Bir işletmenin düzenini sağlamak için kullanılan bir uygulamadır. 5S, Seiri (ayıklama), Seiton (düzen), Seiso (temizlik), Seiketsu (standardizasyon), Shitsuke (disiplin) anlamına gelir.
- KPI(Key Performance Indicator) yönetimi: Ana performans göstergeleri de işletmelerin her bir bölüm için belirlediği kriterleri içerir. Her sene başında KPI hedefleri belirlenir. İşletmeler bölüm ve çalışan başarısını bu göstergeler üzerinden değerlendirir.
- Poka-Yoke: Poka-Yoke işletmelerde hata engelleme anlamına gelen yalın üretim yöntemidir. Amacı insana bağlı hataları oluşmadan önce önlemek, düzeltmek ve ortaya çıkarmaktır.
- Standardizasyon: İşletmenin üretim, tedarik, depolama, sevkiyat gibi bölümlerinin işleyişlerini optimize ederek sürdürülebilir bir standarda oturtmak anlamına gelir.
- Kanban: Toyota’nın üretim verimliliğini arttırmak amacıyla Taiichi Ohno tarafından geliştirilmiştir. Üretim ve depo stok seviyelerini optimum seviyede tutarak, ihtiyacı karşılayabilecek kadar malzemenin yerinde, zamanında ve istenilen miktarda kullanılması anlamına gelir.
Bunların yanı sıra çalışanlardan gelen iyileştirme önerileri, çalışma alanlarının ve süreçlerin panolar üzerinden görsel olarak takip edilmesi, yöneticilerin zaman zaman işletme içinde yürüyüşler düzenlemesi (GEMBA yürüyüşleri), farklı bölümlerden çalışanların bir araya geldiği çapraz fonksiyonel takımların kurulması da Kaizen uygulamaları arasındadır.
Kaizen problem çözme teknikleri nelerdir?
İşletmeler problemin boyutuna göre farklı problem çözme teknikleri kullansalar da genellikle aşağıdaki teknikler kullanılır.
- PDCA/PUKÖ döngüsü: Planlamayla başlayıp kontrol etmeyle biten bu teknik problemi çözümlemeye yardımcı olurken çözümün kalıcı olmasını amaçlar.
- A3 raporlama tekniği: A3 raporlama tekniği ileri Kaizen olarak da bilinir. Problem A3 formatına sığabilecek şekilde özetlenir Problem belirlendikten sonra nedeni saptanarak çözümü için plan oluşturulur. Sorunu çözmeye yönelik bir tekniktir.
- 5N(Neden) Analizi: Bu analizde 5 kez sorulan “neden” sorusuyla problemin ana kaynağına ulaşılmaya çalışılır.
- Balık kılçığı diyagramı: Bu analiz şeklinde problemin kök nedenleri kategorilere ayrılır. Neden sonuç ilişkisini belirleyebilmek için yapılan bir analizdir.
- Pareto analizi: Problemin esas kaynağına odaklanır. 80/20 kuralı olarak da bilinir. Problemin nedenleri arasında sayılan %20’lik kısmı çözerek geri kalan %80’lik kısmını ortadan kaldırılabileceği mantığına dayanır.
Bu tekniklerin yanı sıra toplantıları verimli hale getirmek için kullanılan 6 şapka düşünme tekniği, risk yönetimi ve karar alma açısından önemli olan karar diyagramı da Kaizen problem çözme teknikleri arasındadır.
Kaizen çalışmasının avantajları nelerdir?
Kaizen çalışması işletmeler için oldukça faydalıdır. Önemli avantajları aşağıdaki gibidir:
- Kalite ve verimliliği artırarak işletmelere rekabet avantajı sağlar.
- Yapılan iyileştirmeler sonucunda kalitenin ve üretim hızının artması müşteri memnuniyetini de arttırır.
- Üretim sürecinde yapılacak küçük ve kademeli değişikliklerle üretim hızını ve kalitesini arttırarak karlılığın artmasına katkı sağlar.
- İşletmelerde sürekli iyileştirme kültürünün yaratılmasına destek olurken sürekli öğrenme kültürünü de teşvik ederek çalışanların beceri ve yeteneklerinin gelişmesine katkı sağlar.
- Ekip çalışmasını güçlendirerek çalışanlarda aidiyet duygusunu arttırır.
- Çalışanların da sürece dahil olması verimliliği arttırır.
- Sürekli iyileştirme süreçlerinin hem dijital bir ortamda hem de üretim alanlarında görsel olarak görünür kılarak sürecin sistematik ve ölçülebilir bir şekilde yürütülmesini sağlar.
İşletmelerde uygulanan Kaizen örnekleri Kaizen metodu sonuçları hakkında bilgi verirken işletmelere katkısı tartışılmaz. Bunun yanı sıra günlük hayata da uygulayabileceğiniz bazı çeşitleriyle zamandan kazanarak verimliliği arttırabilirsiniz.