Etkili liderliğin önemli göstergelerinden biri, karar verme sürecinin şeffaf ve katılımcı bir şekilde yönetilmesidir. Bu yaklaşım, ekip üyelerinin kendilerini rahatça ifade edebilmesi ve kararlar üzerinde etkili olabilmesi için bir ortam yaratır. Peki, bu nasıl yapılır? Keith Ferrazzi’nin Never Lead Alone kitabında yer alan pratik önerilerle, liderliğinizi nasıl daha etkili hale getirebileceğinizi keşfedin.
Etkili liderliğin göstergelerinden biri karar verme mekanizmasının şeffaf olarak ekip ile paylaşılması, uzmanlık görüşlerine değer verilmesi ve karar mekanizmasına eklenmesi ve bazı kolay akışlarla ekipten herkesin rahatça kendini ve görüşünü ifade etmesinin sağlanmasıdır. Bunu yapabildiğinizde insanlar sizinle çalışmak isteyecek, karara katılmak için çaba gösterecek ve ekip sizin dahil olmadığınız durumlarda da karar alıp ilerleyebilecektir. Bu yaklaşımın devamında sizin “dahil olacağınız” operasyonel karar sayısı azalacak, siz “ortam yaratan”, “fikirlere platform sunan”, “ekibin birbirini hesap verebilir kılabildiği” bir kültürü yaratan lider durumuna geleceksiniz.
Keith Ferrazzi’nin “Never lead alone” kitabında bu yeni çalışma düzeni ile ilgili pratik öneriler bulunuyor, bunların bazılarını bu yazıda paylaşmak istedim.
3’ün gücü
Bugüne kadar kaç defa birilerinin “itirazı olan veya eklemek istediği bir şey olan var mı?” diye sorduğu ve “kimsenin” ses çıkarmadığı toplantılara girdiniz? Benim herhalde yüzlerce olmuştur. Peki neden? Özellikle katılımcı sayısı arttıkça insanların “itiraz”, “farklı görüş” ifade etme ihtimali ve cesareti de azalıyor değil mi?
“Şimdi konuşsam tüm salon bana ters ters bakacak”
Böyle bir durum olduğunda katılımcıları sandalyeleri döndürerek veya sanal mini odalara göndererek üçerli gruplara ayırın, aynı soruyu bu mini gruplarda 7-10 dakika tartışmalarını isteyin, dönüp “grup fikri” olarak konuştuklarını ve yeni görüşleri veya itirazları özetlesinler.
Bu gelen fikirleri de tek bir yerde toplayıp değerlendirmek işe yarar.
Böylece insanlar küçük grup içinde kendilerini daha çok ifade edecekler, kalabalığa söyleyemedikleri bir görüşlerini söyleme imkanı bulacaklar. Ayrıca “kişisel” olmadığı için grup içinde görüşleri değerli ve ifade edilir hale gelecek ve toplantı sahibine bir “saldırı” gibi görülmeyecek.
Dayanıklılık testi
Bir kişi veya grup bir proje ilerlemesini, yeni bir fikri, yeni bir yaratıcı yaklaşımı sunmak istediğinde sanki tüm ekip onu eleştiriyor veya saldırıyor gibi algılanabilir. Bunu engellemek için şu akışı kullanabilirsiniz.
Bu çalışmanın başında amacın sunum yapan ekibi veya kişiyi “haşlamak” olmadığı, ona destek vermek olduğu, gelecek cevap veya yaklaşımların kişisel olmadığı da ifade edilmelidir.
- Sunumu yapacak kişi veya grup tek sayfalık kısa bir sunum yapsın, şu sorulara yanıt versin:
- Şu ana kadar neler başarıldı?
- Nerede bir zorluk görünüyor?
- Sonraki aşamada neler planlanıyor?
- Sonra dinleyen ekip üçerli gruplara ayrılsın, 5-10 dakikalık tartışmada şu sorulara her grup cevap versin:
- Sunumda görülen en büyük sorun veya risk size göre neydi?
- Önerebileceğiniz yaratıcı bir fikir veya tavsiye var mı, nedir?
- Sunum yapan ekibe ne tür bir destek vermek, nasıl yardımcı olmak isterler?
- Tüm gruplardan gelen öneri ve fikirler tek bir dokümanda toplanır, tüm toplantı çıktısı net bir şekilde sunumu yapan kişi veya ekibe iletilir.
- Süratle o toplantıda veya bir süre sonra, sunumu yapan ekip gelen tüm değerlendirmelerle ilgili “Evet, kabul ediyoruz ve uygulayacağız”, “Hayır, şu sebepten uygulamayı düşünmüyoruz” veya “Uygulanabilir, biraz daha değerlendirmek ve araştırma yapmak isteriz” şeklinde bir cevap verirler.
Bu akışla katılımcıların sunum yapana daha etkili destekleri net bir sürece bağlanmış olacaktır.
Açıklık için ara
Bir karar toplantısında, üst yönetimin önerisi sakince herkes tarafından kabul ediliyorsa bu yöntem uygulanabilir, yine katılımcıları üçerli gruplara ayırıp şu soru yöneltilir : Bu toplantıda şu ana kadar söylenmesi gerekip de söylenmeyen ne var?
Toplantılarda “Doğrucu Davut” seçmek
Toplantı öncesi konsepti anlatarak bir arkadaşımız Doğrucu Davut olur, hiçbir şekilde kınanmayacağını, küçümsenmeyeceğini ve dışlanmayacağını bilir. Toplantının bir yerinde bir el hareketi ile “Doğrucu Davut zamanı” diyerek söz alabilir ve toplantının seyri ve akışı ile ilgili söylenmeyen ve toplantı kalitesini artıracak bir yaklaşımı seslendirebilir.
Örnek : Alev “Doğrucu Davut zamanı” diyerek el kaldırdı ve şunu dedi : Toplantıda dağıtım kanallarını konuşmamızı bekliyorduk, toplantının başlığını da bu şekilde belirlemiştik ancak ilk 40 dakikada konuyu buraya getiremedik, konuyu ana tartışma maddemize doğru getirebilir miyiz?”
Faydalı olmasını umarım, verimli toplantılar dilerim.
