Kayıtlı elektronik posta sistemi kısaca KEP gerçek veya tüzel kişilerin yazışmalarında ve belgelerinde güvenli bir posta aracılığı görevi görerek bilgi aktarımı fırsatı sunmaktadır. Bu durum kişiler arasındaki geçen yazışmaların resmi ve hukuksal açıdan geçerli şekillerde yapılmasına olanak tanır. Eğer siz de kep adresi ne demek ve nasıl kullanılır merak ediyorsanız yazımızı inceleyebilirsiniz!
Kep adresi nedir?
Kep adresi nedir sorusuna; firmalara ait olan bilgi ve belge paylaşımını elektronik alanda daha kolay ve güvenli şekilde yapmayı mümkün kılan sistemdir, şeklinde yanıt verebilir. Türk Ticaret Kanununun 1525. maddesinin 2. fıkrasıyla Türkiye’de 2011 yılından itibaren uygulamada olan sistemin işleyişinde yetkili merci BTK olarak bilinen Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu olarak belirlenmiştir. BTK usul ve esasları 28036 sayılı yönetmeliğe dayanan Kep adresi açılımı kendisi tarafından yetkilendirdiği kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcıları (KEPHS) ile yapar. Günümüzde güvenlik açıkları sebebiyle klasik e-posta yerine ticari ilişkiler ve yönetimsel alanda yaşanan gelişmelerle beraber kep kullanımı da yaygınlaşmıştır. KEP kullanımının yaygınlaşmasına sebep olan klasik e-posta sisteminin bazı eksikleri bulunmaktadır. Örneğin; klasik postalar, yasal olarak sınırlı sayı ve nitelikte delile erişimi sağlamaktadır. Klasik elektronik posta zaman bilgisi göndericinin bilgisayar zaman ayarına bağlı olması nedeniyle delil ve ispat değeri düşüktür. Klasik elektronik posta içeriklerinin içeriklerinin değiştirilmesi nispeten kolaydır.
Kep adresinin klasik e-posta adresinden farkı
KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) sistemi, klasik elektronik posta sistemlerinden farklı olarak güvenlik, doğruluk ve hukuki geçerlilik açısından önemli farklılıklar sunmaktadır. Bu kep sistemi göndericinin kimliğini doğrulamakla kalmaz aynı zamanda e-postanın gerçekten belirtilen kişi veya kurum tarafından gönderilip gönderilmediğini kesin olarak tanımlar. KEP sistemi, alıcıya gönderinin ulaşıp ulaşmadığını ve hatta okunup okunmadığını izleyebilme imkanı tanıyarak iletişim sürecinde tam bir şeffaflık sağlar. Ayrıca, bu sistem üzerinden gönderilen postalar yeniden erişilebilir durumda tutulmakta olup içeriği de gönderildikten sonra değiştirilemez. Bu özellik, özellikle ticari ve kurumsal yazışmalarda veri bütünlüğünü korumak adına oldukça önemlidir. KEP, hukuki süreçlerde de kritik bir rol oynar. Çünkü bu sistem üzerinden yapılan yazışmalar yasal olarak delil niteliği taşımaktadır. Tüm bu özellikler iş dünyasında güvenilir bir iletişim aracı olarak ön plana çıkmaktadır.
Kep adresi nerede kullanılır?
KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) sistemi yasal geçerliliği sayesinde elektronik belge paylaşımında güvenli ve etkin bir çözüm sunmaktadır. Bu sistem beyanname, bildirge, ihtar ve ihbar gibi resmi bildirimlerin hızlı ve güvenilir bir şekilde iletilmesine olanak tanımaktadır. Hem kurum içi hem de kurumlar arası yazışmalarda kullanılabilen kayıtlı elektronik posta bireylerden firmalara ve kamu kurumlarına kadar geniş bir kullanıcı kitlesi tarafından tercih edilmektedir. Özellikle elektronik fatura gönderimi hesap ekstrelerinin paylaşımı ve ihale tekliflerinin sunulması gibi işlemlerde güvenli bir ortam sağlamasıyla dikkat çekmektedir. Hukuki açıdan önem taşıyan dilekçe ve başvuruların alınması ve gönderilmesi gibi süreçlerde de KEP büyük bir kolaylık sağlamaktadır. Elektronik belgelerin yasal geçerliliği olan bir ortamda paylaşılmasını mümkün kılan bu sistem hem zamandan açısından kolaylık sağlarken hem de süreçlerin daha güvenilir ve şeffaf bir şekilde yürütülmesine katkıda bulunur.
Kep adresi nasıl alınır?
Kep adresi nasıl alınır sorusuna birkaç farklı yanıt verilebilir. Bilgi Teknolojileri web sitesinde ismi geçen kayıtlı elektronik posta sağlayıcılardan istenilen bir sağlayıcıya başvuru yapılabilir. Bunların başında PTT en eski kuruluşlardan biri ve ana dağıtıcı olarak hizmet verir. Ancak birçok özel firma da bu konuda yetki sahibi konumuna gelmiştir. Bu firmalardan bazıları ise şu şekildedir:
- PTT KEP (Posta ve Telgraf Teşkilatı)
- TÜRKKEP (Türkiye Kayıtlı Elektronik Posta)
- E-GÜVEN
- E-TUGRA
- KEP NİTELİKLİ ELEKTRONİK SERTİFİKA HİZMET SAĞLAYICILARI
Öncelikle yukarıda bulunan listeden seçilen bir firmaya KEP adresi başvurusu işlemi yapılmalıdır. Online kep adresi alma işlemi kolaylıkla yürütülebilir. Kep adresi aktivasyon kodu gerçekleştirdikten sonra postaların e-imza ile imzalayarak gönderilmesi gerekir. Sadece alıcı olarak kullanılacaksa e-imzaya gerek yoktur.
Kep adresi sorgulama
KEP adresine sahip olup olmadığınızı öğrenmek için KEP rehberinden yararlanabilirsiniz. Rehber üzerinde yer alan sorgulama ekranı adresin varlığı ve güvenilirliği gibi detaylar hakkında bilgi almanıza yardımcı olur. Bu sorgulama işlemi güncel hizmet sağlayıcılar aracılığıyla yapılabileceği gibi, e-Devlet sistemi üzerinden de kolay bir şekilde gerçekleştirilebilir. Ayrıca, e-Devlet platformundaki “MERNİS sorgulama” kısmındaki bölümü kullanarak KEP adresi sorgulama yaparak adresinizle ilgili bilgilere hızlı bir şekilde erişim sağlayabilirsiniz. Bu yöntemler KEP adresiyle ilgili bilgi edinme ve doğrulama sürecini oldukça pratik hale getirir.
Kep adresi başvurusu için neler gerekli?
KEP almak için başvuru sürecinde belirli belgeler gerekmektedir ve bu belgeler başvurunun bireysel ya da tüzel kişi adına yapılmasına göre farklılık göstermektedir. Bireysel olarak yapacaksanız, gerçek kişiler için düzenlenen ve kep adresi ön başvuru için gerekli olan ön başvuru formu ve resmi kimlik belgesi gereklidir. Tüzel kişiler için ise süreç daha kapsamlıdır ve şu belgeler talep edilir:
- Tüzel kişiler için doldurulmuş ön başvuru formu,
- Tüzel kişileri yetkilendirme evrakı,
- Başvuru sahibinin resmi kimlik yerine geçecek bir belge,
- Noter onaylı imza sirküleri ve tüzel kişiliğe ait faaliyet belgesinin aslı ya da ticaret sicil tasdiknamesi,
- KEP başvurusu sürecinin güvenilir ve doğru şekilde tamamlanması için bu belgeler gereklidir.
Kep adresi ücreti
KEP adresi için belirlenen güncel fiyatlar, yıllık abonelik ve arşiv hizmetleri kapsamında farklı ücretlendirmelere sahiptir. Yıllık abonelik ücreti değişkendir. Birim TL olup, bu tutar yeni kayıt sırasında ve her yıl abonelik yenileme döneminde tahsil edilir. Ancak, abonelik süresi dolmadan hesabın iptal edilmesi durumunda yıllık ücret iade edilmez. Arşiv hizmeti kapsamında, KEP ve e-Yazışma iletilerinin bir yıl boyunca posta kutusunda saklanabilmesi için belirli saklama alanı ücretleri uygulanır. 100 MB kotalı alan ücretsiz olarak sunulurken, diğer KEP adresi ücreti yıllık olarak değişebilir. Ek olarak, her 1 GB ilave saklama alanı için yine farklı bir ücret talep edilir.
Kep adresi örnekleri
KEP adresi gerçek kişiler, tüzel kişiler, kurum ve şirketler arasında kullanım amaçlarına göre farklılıklar göstermektedir. Tüzel kişilere ait KEP adresleri çoğu zaman MERSİS numarası veya kurum adı bilgilerini içerir. KEP adresi örnekleri, “@hs03.kep.tr” veya “@kurumadı.hs03.kep.tr” şeklinde olabilir. Kurum ve şirketler ihtiyaçlarına göre kısa isimler tercih edebilir ya da departman ve bölüm isimlerini adreslerinde kullanabilme imkanı bulabilirler. Ayrıca KEP adresi üzerinden işlem yapmaya yetkili kişilerin isimleri de adres formatında yer alabilir. Gerçek kişiler için ise standart adres formatı kişinin isim ve soyisim bilgilerinin ardından “@hs03.kep.tr” şeklinde oluşturulur. Bu sistem kullanıcının türüne en uygun adresi sunarak hem bireysel hem de kurumsal iletişimde işlevsellik sağlar. Bazı kep adresleri örneklerini de sıralayacak olursak:
- isim.soyisim@hs03.kep.tr
- kurumunismi@hs03.kep.tr
- mersisno.kurumunismi@hs03.kep.tr
- kurumunismi.departman@hs03.kep.tr
Kep adresi almanın faydaları
KEP sistemi, kullanıcılarına hızlı, güvenilir ve yasal bir iletişim altyapısı sunarken yanında birçok faydayı da getirir. İş verimliliğini artıran bu sistem maliyet tasarrufu, iletişim güvenliği ve çevre dostu yaklaşımıyla öne çıkar. KEP posta ve baskı gibi fiziksel ihtiyaçları ortadan kaldırarak gönderi ve depolama maliyetlerinde büyük tasarruf sağlamaktadır. Bu sayede firmalar ve kurumlar zamanlarını daha doğru ve etkili bir şekilde yönetirken, iş süreçlerini de hızlandırır. Hukuki geçerlilik açısından KEP iletileri, anlaşmazlık ve bazı sorunlar karşısında mahkemede delil olarak kullanılabilir ve iletilerin teslim edilememesi, spam kutusuna düşmesi gibi sorunları ortadan kaldırır.
KEP sistemi gönderici ve alıcı arasındaki iletişimin tüm aşamalarını kayıt altına alarak güvence sağlar. Gönderici iletinin kendisi tarafından gönderilmediğini, alıcı ise iletinin kendisine ulaşmadığını söyleyemez. Ayrıca KEP, iletilerin içeriği ve zaman bilgilerini değiştirme imkanını ortadan kaldırarak 20 yıl boyunca güvenli bir şekilde saklama imkanı sunar. Klasik yöntemlerle noter üzerinden iadeli taahhütlü posta göndermek birkaç gün sürerken KEP bu işlemi teknoloji sayesinde dakikalar içinde tamamlar ve noter maliyetlerine göre yüzde 99 oranında tasarruf ettirir. Çevreye duyarlı bir sistem olan KEP iş süreçlerini elektronik ortama taşıyarak kâğıt tüketimini ve karbon ayak izini azaltır. Böylece doğal kaynakların korunmasına katkı sağlar. Tüm bu artılarıyla KEP modern iletişim ihtiyaçlarına hem ekonomik hem de çevreci bir çözüm sunar.