COVID-19 salgını gibi kriz ortamlarında, kurumların olaylara oldukça hızlı tepki vermesi gerekiyor. Bazen karar vermeyi ya da üst düzey yönetici onayını almayı beklemek yapılabilecek hatalardan biri olabiliyor. Peki, etkili bir organizasyonel müdahale için ekipler ve faaliyetler arasında nasıl bir koordinasyon kurmak gerekiyor?
Koordinasyon zorluğunun çözümü, kurumun mevcut hiyerarşisi ve bürokratik yapılarının dışında faaliyet gösterebilecek güçlü bir ekip ağı oluşturmakta yatıyor. Yapılan görüşmeler ve gözlemlerin sonucunda liderlerin hızlı bir şekilde bilgi toplayan, çözümler geliştiren, bunları uygulamaya koyan ve sonuçları iyileştiren, ortak bir amaçla birleştirilmiş, uyumlu ve uyarlanabilir bir ekipler ağı oluşturmak için aşağıdaki dört adıma odaklanması gerekiyor.
Hızla yola çıkın ve gerekli değişiklikleri yolda gerçekleştirin
Yönlendirme ve koordine etme becerisi yüksek merkezi bir hub modeli oluşturmaya odaklanın. Eldeki görevlere en uygun takım liderlerini seçin. Dayanıklı ve kritik düşünme becerilerine sahip, yaratıcı problem çözücüler gibi… Daha sonra hangi becerilerin, deneyimlerin ve perspektiflerin en önemli olduğunu göz önünde bulundurarak anlamlı bir ilerleme sağlamak için her bir takımı küçük tutun. Ekip liderleriyle birlikte çalışın.
Takımlar kurulduktan sonra, hızlı kararlar almalarını sağlayın. Her zamanki gibi çalışanlar da dahil olmak üzere tüm kuruluşa, bu ekiplerin kendilerine delege edilen yetki dahilinde hareket ettiklerini ve başkalarının iznine ihtiyaçları olmadığını açıkça belirtin.
Yoldan çekilin, ama bağlantıda kalın
İlk takımları oluşturduktan sonra, yalnızca ağ içindeki takımlar arasında değil, aynı zamanda bu takımlar ve kuruluşun geri kalanı arasında da çok yönlü iletişimin gerçekleştiğinden emin olun. Ekip merkeziyle günlük toplantılar düzenlemek iyi olabilir. Bu noktada, katalizör ve koçun rollerine adım atmanın zamanı geldi. Katalizör olarak, fırsatları belirleyin, ekipler arasında bağlantı kurun, ekiplerin göz önünde bulundurması için fikirler öne çıkarın ve bu çabaları besleyecek kaynakları sağlayın. Düzenli olarak ekip liderleri ve üyeleriyle etkileşime girmek, çalışanların barikatları aşmalarına ve zorluklarla baş etmelerine yardımcı olur. Buradaki amaç, mikro yönetim olmadan ekipleri aynı anda güçlendirmek ve desteklemektir.
Şeffaflığı koruyun
İletişim için iş birliği, şeffaflık ve psikolojik güven ortamını geliştirin. Psikolojik güvenlik; değişen hedeflere ulaşmak için bilginin hızlı bir şekilde paylaşılmasını sağlar. İletişimde özgün ve endişeli olanlara karşı empatik olun. İnsanları risk alıp başarısız olduklarında cezalandırmayın.
Organizasyon becerinizi gösterin
İlk ekip ağı oluşturulduktan sonra ekibiniz, kendi kendini idame ettirmeli ve yönetmelidir. İyi işleyen bir ağda, merkezi hub tüm etkinliklere bağlı kalır, ancak hızı yavaşlatan etkilerden kaçınır.
Evrim genellikle başarılı bir ağda organik olarak gerçekleşse de bunun devam etmesi çok önemlidir. Takımlar arasındaki bağlantıları teşvik edin. Tonu ayarlamaya, görmek istediğiniz eylemleri modellemeye, ekipler için engelleri kaldırmaya ve ağdaki kişileri birbirine bağlamaya devam edin.
Kaynak: McKinsey & Company
Konuk Yazar: Hakan Selahi / İK danışmanı ve eğitmen