Bir organizasyonun finansal istikrarında ve sürdürülebilir başarısında rol oynayan önemli bileşenlerden biri bordro sürecidir. Peki, bordro sürecini daha otomatik hale getirmek işlemlerinizi nasıl kolaylaştırabilir? Sorunun cevabı İK Blog’da!
Çalışan ödemelerinin doğru, zamanında ve eksiksiz yapılması bordro sürecinin en temel işlevidir. Ancak bordro işlemlerinde yapılacak en küçük bir hata dahi hem çalışanlar hem de işverenler için olumsuz sonuçlar doğurabilmektedir. Bu hataların, gelir vergisi ve sosyal güvenlik primleri gibi yasal ödemelerde de yaşanması, şirketler için cezai yükümlülüklere yol açtığı gibi şirket itibarına da zarar verebilir.
Bordro yasal sürecinin üç ana unsuru olan; İş Kanunu, Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ve Gelir Vergisi Kanunu’nun işleyişlerini ve detaylarını iyi kavramak, mevzuat değişikliklerini doğru yorumlamak organizasyonlar için oldukça önemlidir. Ayrıca çalışan ile işveren arasındaki ilişkinin temel noktası olan personel haklarının eksiksiz bir şekilde sağlandığından emin olunması ve işveren maliyetlerinin doğru oranda gözetilmesi gerekmektedir.
Bütün bu dinamikleri birbirleri ile paralel olarak yürütmek ve bordro hesaplamalarında ortaya çıkan sorunlara aynı anda etkili ve doğru çözümler bulmak zorlayıcı olabilir. İlgili kanunların yoruma açık olabilmesi nedeniyle de süreç içinden çıkılamaz bir hâle dönüşebilir. Bordro hesaplamalarında yasal parametre değişikliklerinin eksiksiz ve doğru bir şekilde güncellenmesi de ancak doğru bir bordro programı ile mümkün olmaktadır.
Bordro programlarında yasal parametreler nasıl güncellenir?
Standart bordro programlarında yasal parametreler değiştikçe sisteminizi sürekli güncellemeniz gerekir. Örneğin; gelir vergisi dilimleri, asgari ücret tutarı, kıdem tazminatı tavanı gibi veriler değiştiğinde anında haberdar olmalı ve bütün bu veri güncellemelerini manuel olarak yapmalısınız. Otomatik mevzuat güncelleme özelliği olan bir bordro programı bu süreci kolaylaştırır. Yayımlanan yasal değişiklikler, bordro programını sağlayan kuruluşa ait mevzuat departmanları tarafından takip edilir ve sistemde tanımlamaları yapılır. Bu sayede program kullanıcısı güncellenen parametrelerle yasal değişikliklere uygun ve daha hızlı bordro hesaplama imkânına erişir.
Yasal parametrelere uyumun önemi
Bordronun, yasal zeminde bir ispat aracı olması, güncel Kanun ve düzenlemelere uygun hazırlanmamış bordrolar için cezai yaptırım riskine karşı, bordroların yasal parametrelere uygun düzenlenmesinin önemini hatırlatmaktadır. Güncel yasal parametrelere göre oluşturulmamış bordrolar için hem İş Kanunu hem Gelir Vergisi Kanunu hem de Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nda ağır cezai yaptırımlar belirlenmiştir. Karşı karşıya kalınabilecek yaptırımlardan bazıları şöyledir:
- İdari para cezaları
- Faiz ve gecikme zamları
- İşe iade
- İş yeri ruhsatının iptali
- Tazminat talepleri
Söz konusu yaptırımlar, Türkiye’deki yasal düzenlemelere uygun olarak bordro oluşturulmamasının neden olacağı yaptırımların sadece bir kısmıdır. İşverenlerin yükümlülüklerini anlamaları ve bordro süreçlerinin yürürlükteki tüm yasa ve yönetmeliklere uygun olmasını sağlamaları önemlidir.
Yasal parametrelerin otomatik güncellenmesinin sağladığı faydalar nelerdir?
Bordro süreçlerini bir bordro programı kullanmadan ya da standart bir bordro programı ile yürüten organizasyonlar, sık sık değişen mevzuatlara göre yasal parametrelerini manuel olarak güncellemek durumunda kalırlar. Bu durum ise hatalara sebebiyet vererek organizasyonları istenmeyen yaptırımlara sürükleyebilir. Yasal parametrelerin otomatik olarak güncellenmesi, sürekli olarak değişen yasa ve yönetmelikleri takip etme ve uygulama ihtiyacını ortadan kaldırarak bordro süreçlerinizi kolaylaştırır. Bu sistem sayesinde, bordro hesaplamaları her zaman en güncel yasal düzenlemelerle uyumlu olur. Sistemin sağladığı bazı faydalar şunlardır:
Zaman ve kaynak tasarrufu
Yasal parametrelerin otomatik olarak güncellenmesi, yasa ve yönetmeliklerdeki değişikliklerin manuel olarak izlenmesi ve araştırılması ihtiyacını ortadan kaldırarak zamandan ve kaynaklardan tasarruf sağlayabilir. Sağlanan bu tasarrufla İnsan Kaynakları birimleri kullanılabilecekleri zamanı ve kaynakları diğer önemli görevler için ayırabilirler.
Verimlilik
Bordro sisteminizdeki yasal parametrelerin otomatik güncellenmesi, mevzuat takibinde harcanacak insan ve iş gücünü minimize ederek daha verimli iş süreçleri sağlayabilir. Organizasyonların; yeni pazarlara açılma, ürün geliştirme veya müşteri deneyimlerinin iyileştirilmesi hedeflerine ulaşmada yardımcı olabilir. Ayrıca, otomatik mevzuat güncellemeleri, kuruluşların maliyet etkinliğini artırarak diğer önemli girişimlere daha fazla kaynak tahsis etmelerini sağlar. Bu sayede, ekipler manuel görevlerle ilişkili maliyetleri azaltarak büyümeyi ve başarıyı destekleyen diğer alanlara yatırım yapabilirler.
Yasal uyumluluk
Otomatik güncellemeler, bordro süreçlerinin her zaman ilgili yasalara, yönetmeliklere ve yönergelere uygun olmasını sağlayarak cezai ve yasal işlem riskini azaltır. Bordro sisteminiz her zaman en son bilgilerle güncel olacağından, uyumsuzluk riski de en aza inmiş olur.
Sıfır hata
Otomatik güncellemeler, yasal değişikliklerin manuel olarak izlenmesi ve uygulanması sırasında oluşabilecek insan hatası olasılığını ortadan kaldırır. Gelişmiş bordro programları, güncellemelerin doğru ve güvenilir olmasını sağlayacak şekilde tasarlanmıştır. Manuel işlemler hataya açık olabileceğinden, otomatik güncellemelerin kullanılması yasal uyum risklerini sıfıra indirir.
Marka imajı
Değişen yasa ve düzenlemelere uyumsuzluk, her kuruluş için kalıcı itibar kaybına neden olabilir. Yasaları takipte güçlük yaşayan ve sonucunda bordro süreçlerinde hatalı işlemler yapan bir organizasyon, otoritenin vereceği cezalar sonrasında marka imajının zedelenmesi tehlikesiyle karşı karşıya kalabilir. Mevzuat güncellemelerini doğru bir bordro programı ile otomatikleştiren organizasyonlar, bu riski azaltabilirler. Bu sayede işletmeler, müşteri güvenini sarsarak marka algısına zarar verebilecek olumsuz etkilerden kaçınabilirler.
Bordromat® ile yasalara uyumlu kalın!
Bordromat’ın merkezi yasal bordro parametre değişikliği hizmeti, ödeme parametrelerinizi en son yasal gereksinim ve değişikliklerle güncel tutarak uyumlu kalmanıza yardımcı olur.
Bordromat, gelişmiş merkezî mevzuat özelliği sayesinde, bordro süreçlerinde kullanılan tüm yasal parametreleri anlık olarak sisteminde yayımlar ve “Sistemden al” özelliği ile organizasyonların verilerini anlık olarak güncelleyebilmelerini sağlar.
Bulut tabanlı, yeni nesil Bordro Süreç Yönetim Sistemi Bordromat® ile yasalara uyumlu kalın.