Eğer bir işveren ya da insan kaynakları uzmanıysanız, özlük dosyası hazırlamak sizin en önemli sorumluluklarınızdan biridir. Peki, bu dosyada neler olmalı ve nasıl hazırlanmalı?
Özlük dosyası nedir ve neden önemlir?
Bir çalışanın işe girişinden çıkışına kadar olan tüm önemli belgelerinin saklandığı evrakların tamamı, özlük dosyası nedir sorusuna cevap olarak verilebilir. Bu dosya hem yasal zorunlulukları yerine getirmenizi sağlar hem de çalışanla ilgili tüm bilgileri düzenli bir şekilde arşivlemenizi kolaylaştırır. Eğer özlük dosyası evrakları arasında eksik varsa, yasal yaptırımlarla karşılaşabilirsiniz. Ayrıca bir çalışanın geçmiş bilgilerine ihtiyacınız olduğunda, her belgeyi tek bir yerde bulmak işinizi oldukça kolaylaştırır.
Özlük dosyasının kapsamı nedir?
Personel özlük dosyası, çalışanın işe girişinden çıkışına kadar tüm resmi işlemlerini ve belgelerini içeren bir dosyadır. İşveren ya da insan kaynakları yetkilisi olarak, bu dosyanın eksiksiz ve güncel tutulmasından sorumlu olursunuz. Çalışan işe başladığında kimlik bilgileri, diploma ve sertifikalar, adli sicil kaydı gibi belgeleri toplayarak özlük dosyasını oluşturmalısınız.
İş sözleşmesi hazırlanmalı, çalışma şartları netleştirilmeli ve imzalar tamamlanmalıdır. Çalışanın iş hayatı boyunca dosya sürekli güncellenmelidir. Maaş zamları, terfiler, görev değişiklikleri gibi bilgileri dosyaya eklemelisiniz. Disiplin cezaları, izin kayıtları ve performans değerlendirmeleri gibi konular da bu dosyada yer almalıdır. Eğer çalışan işten ayrılırsa kıdem ve ihbar tazminatı hesaplanmalı, işten çıkış belgeleri hazırlanmalı ve ilgili mercilere bildirim yapılmalıdır.
Yasal mevzuata uygun hareket etmek hem çalışan haklarını korumak hem de işveren yükümlülüklerini yerine getirmek için gereklidir. Özlük dosyası sadece evrak toplamak değil, çalışanın tüm iş süreçlerini düzenli ve doğru şekilde kayıt altına almak demektir. Bu süreci titizlikle yürütmek, iş yerinde düzeni sağlamak ve olası hukuki sorunların önüne geçmek için önemlidir.
Personel özlük dosyasını kim hazırlar?
Personel özlük dosyası genelde şirketlerin İnsan Kaynakları (İK) departmanı ya da personel özlük işleri elemanı tarafından hazırlanır ve düzenlenir. İnsan kaynakları ekibi, çalışanların kişisel ve profesyonel bilgilerini düzenli bir şekilde takip etmekle sorumludur, ama önemli olan, dosyayı kimin hazırladığı değil, dosyanın içinde yer alacak tüm bilgilerin tam ve eksiksiz olması, gizli bir şekilde korunması ve yasalara uygun şekilde yönetilmesidir.
Özlük dosyası nasıl hazırlanır?
Özlük dosyası nasıl hazırlanır diye merak ediyorsanız, dikkat etmeniz gereken bazı önemli adımlar var. Bunları takip ederseniz, eksiksiz ve düzenli bir dosya oluşturabilirsiniz.
Öncelikle çalışan için bir dosya açmalısınız. Her çalışanın ayrı bir özlük dosyası olmalı. Bu dosyanın üzerine çalışanın adı ve soyadını yazarak işe başlayabilirsiniz. Fiziksel dosyaların yanında dijital bir arşiv de oluşturursanız, belge kayıplarının önüne geçebilirsiniz. Özlük dosyası için gerekli evraklar eksiksiz olmalıdır. Bunun için şu belgeleri toplamalısınız:
- Nüfus cüzdanı fotokopisi
- İkametgâh belgesi
- Diploma fotokopisi
- SGK işe giriş bildirgesi
- Sağlık raporu
- Adli sicil kaydı
- Vesikalık fotoğraf
- Kan grubu kartı
- Askerlik durum belgesi (Erkek çalışanlar için)
Eğer çalışan yabancı uyruklu ise çalışma izni belgesini de eklemeyi unutmamalısınız. Yukarıdaki personel özlük dosyası örneği sayesinde çalışan kayıtlarını sorunsuz tutabilirsiniz. Bazı belgelerin geçerlilik süresi olabilir. Mesela sağlık raporları zamanla yenilenmelidir. Bu yüzden belirli aralıklarla özlük dosyalarını kontrol etmeli ve eksik ya da süresi dolmuş belgeleri güncellemelisiniz. Dosyanın fiziksel olarak bir dolapta saklanması yeterli değil olmayabilir. Dijital ortamda da bir yedeğini oluşturursanız, kaybolma riskini en aza indirirsiniz. Örneğin, bulut sistemlerine yükleyerek hem güvenliği artırabilir hem de erişimi kolaylaştırabilirsiniz.
İşverenler, personel özlük dosyalarını ne kadar süreyle saklamalı?
İş Kanunu’nda özlük dosyalarının ne kadar süreyle saklanması gerektiğiyle ilgili bir kural yok, ama SGK’nın düzenlemelerine bakarsanız, iş yerlerinde resmi kayıtların ve belgelerin 10 yıl boyunca saklanması gerektiğini görebilirsiniz. O yüzden özlük dosyası saklama süresi de en az 10 yıldır.
Özlük dosyasında olması gerekenler nelerdir?
Özlük dosyasında olması gerekenler asgari ölçüde aşağıdaki belgelerden oluşur:
- Kimlik Belgesi Fotokopisi 4857 sayılı Kanun m.75
- İkametgâh Belgesi
- Adli Sicil Kaydı
- Aile Durumu Bildirim Formu
- Çalışma İzin Belgesi (Yabancı uyruklu çalışanlar için) 6735 sayılı Kanun m.24
- Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi 5510 sayılı Kanun m.8
- Sağlık Raporu ve Periyodik Muayene Belgeleri
- Eğitim ve Yeterlilik Belgeleri
- İş Sözleşmesi veya Çalışma Koşullarını Gösteren Belge 4857 sayılı Kanun m.8
- İş Sağlığı ve Güvenliği Kapsamında Eğitim ve Bilgilendirme Evrakları
- Fazla Mesai Onay Belgesi 4857 sayılı Kanun m.41
- Ücret Bordrosu 4857 sayılı Kanun m.37
- Yıllık Ücretli İzin Takip Çizelgesi 4857 sayılı Kanun m.56
- İhtar, Uyarı, Tutanak, Savunma ve Benzeri Belgeler
- İş Sözleşmesinin Feshi ile İlgili Bildirimler
- Sigortalı İşten Ayrılış Bildirgesi 5510 sayılı Kanun m.9
- Çalışma Belgesi 4857 sayılı Kanun m.28
- İş Kazası Raporları
- Hastalık ve İş Göremezlik Raporları
- İmzalı Bordrolar ve Ödeme Dekontları
- Yıllık Ücretli ve Ücretsiz İzin Belgeleri
Özlük dosyasını saklamazsanız ne olur?
Özlük dosyası tutmak, 4857 Sayılı İş Kanunu kapsamında zorunludur. Eğer bir çalışan için özlük dosyası oluşturmazsanız idari para cezası alabilirsiniz. Ayrıca, herhangi bir denetimde eksik evrak tespit edilirse, daha büyük yaptırımlarla karşılaşabilirsiniz.
İşten ayrılınca özlük dosyasında olması gereken belgeler
İşten ayrıldığında, çalışanın özlük dosyasında olması gereken bazı belgeler var. Bunlar:
- SGK işten çıkış bildirgesi
- İstifa dilekçesi
- İbraname
- Fesih bildirimi
- Kıdem ve ihbar tazminatına ait bordrolar
- Haklı fesih durumunda kanıtlayıcı belgeler
- Noter bildirimi
- İhbarname
Bu belgeler, işten ayrılma sürecinin düzgün ilerlemesi için önemlidir.