Referans kontrolü işe alımda ne kadar etkili?

İnsan kaynakları işe alım fonksiyonunun en önemli aşamalarından biri de referans kontrolü. İşe alım kararında referans kontrolü ne kadar etkili ve İK uzmanları bu kontrol sürecini nasıl geçirmeli? Bu soruların cevabını İnsan Kaynakları ve Kariyer Danışmanı Esra Kemer, yazımızda açıklıyor…

İşe alım sürecinde referans araştırması nedir?

Adayın geçmiş tecrübeleri gelecekteki performansının göstergesidir. Geçmiş iş tecrübelerinde görevlerini gerektiği gibi hatta yüksek performansla gerçekleştiriyorsa, kişisel yetkinlikleri iyiyse bundan sonraki iş hayatında da benzeri bir tutum sergileyecektir. İK uzmanları ise adayın geçmiş iş deneyimlerine ait bilgilere ulaşmak için referans kontrolü yapmaktadır.

Referans kontrolü; adayın önceki iş deneyimlerinde birlikte çalıştığı arkadaşları, yöneticileri ya da okuduğu okullardaki profesörleriyle yapılan görüşmelerle gerçekleşir. Adayın; performansı, davranışları, yaptığı işler, başarılar ve yürüttüğü projelerle ilgili fikir sahibi olmak hedeflenir. Pozisyon ve adayın profiline göre referans görüşme sürecini İK politikalarınız dahilinde yapılandırabilir, prosedürleri belirleyebilirsiniz.

İşe alım fonksiyonunda referans araştırması

KVKK’ya göre referans araştırma sürecinin mutlaka yapılandırılması gerekiyor. Adaydan referans bilgileri iş başvurusu veya mülakat sırasında istenebilir, verdiği isimlerle görüşmek üzere onay alınabilir. Gerekirse ek referanslar yazılı olarak istenmelidir. Aday çalışıyorsa, çalıştığı yer asla adayın rızası olmadan aranmamalı veya aranacaksa da aranacak ismi aday belirtmelidir.

Adayı geniş bir açıdan değerlendirmek istiyorsanız, çalıştığı yerlerden yöneticilerinin ve İK birimlerinden yetkili kişilerin isimlerini isteyebilirsiniz. 2-5 arasında bir referans görüşmesi adayın tecrübesine göre organize edilebilir. Referans görüşmelerine başlamadan adayı bilgilendirmek doğru bir davranıştır.

İşe alımda her pozisyon özelinde teknik ve kişisel yetkinlikler beklendiği gibi referans araştırmasında da bu beklentiler doğrultusunda özel sorular hazırlanmalıdır. Böylelikle o pozisyonun olmazsa olmazlarını sorarak görüşme gerçekleştirilebilir.

Referans görüşmesi yapacağınız kişiye kim-hangi pozisyon-sektör için aradığınızı iletirseniz, görüşmeci size bu doğrultuda daha net bilgi verecektir. Kendi işveren markanızı da düşünerek, görüşme yaptığınız kişi ile pozitif, sıcak ve güler yüzlü iletişim kurmak doğru olacaktır. Tabii görüşmenin gizli kalacağını da belirtmeniz gerekli. Referans görüşmesi yaptığınız kişiyi iyi dinlemek, adayınızla ilgili bir ipucu yakaladığınızda detaylandırmak üzere soru sormak ve yanıtı anlamaya çalışmak çok önemli. Referans araştırması için yapılan görüşmenin mutlaka basılı veya dijital ortamda notları alınmalı ve saklanmalıdır. Görüşülen kişinin de vaktini almadan kısa ve amaca yönelik görüşme yapılmalıdır.

Referans görüşmelerinin değerlendirilmesi

Yapılan görüşmeler sırasında adayla ilgili pek çok bilgi edinilebilir. Olumlu referanslar doğru adayı bulduğunuzun göstergesidir. Adayın verdiği bilgilerin doğruluğunu kontrol edebildiğiniz gibi vermediği bilgileri etkin dinlemeyle ve doğru soruları sorarak öğrenebilirsiniz. Bu dinleme sayesinde hazırlanmış görüşmeciyi bile anlayabilir, farklılıkları yakalayabilirsiniz.

Olumsuz geri bildirim alırsanız…

Olumsuz referans alındığında mutlaka bu durum sorgulanmalı ve somut gerçekler istenmelidir. Alınan olumsuz bilgiler, mutlaka diğer referans görüşmelerinde de sorgulamalıdır. Olumsuz bilgi verilen konu ve davranışlarla ilgili birkaç soru ile konuya çok yönlü bakmak yine İK uzmanının görevi. Bazı yöneticiler ve İK uzmanları maalesef aday hakkında tamamen profesyonel ve etik olmayan sebeplerden olumsuz referans verebiliyor.

Her bir görüşme iyi değerlendirilmeli ve eldeki bütün veriler karşılaştırılarak sonuca ulaşılmalıdır. Ayrıca bir referansın verdiği olumsuz bilgi ile tüm mülakat sürecinin sonlandırılmasının hata olduğunu düşünüyorum. Maalesef sadece bir olumsuz referansla çok olumlu giden mülakat sürecini sonlandıran yöneticiler ve İK birimleri de var. Önemli olan olumsuz referansın içeriği. Disiplin suçu ve iş etiğine aykırı bir durum var ise evet mutlaka iyi değerlendirilmeli ve gerekirse süreç hemen sonlandırılmalıdır. İşe alım sırasında referans araştırması yüzde yüz etkili olmamalı ama adayla ilgili verilecek kararda etkili olmalıdır.