Setur İnsan Kaynakları & İdari İşler Direktörü Batur Aksoy ile şirketin pandemi sürecini nasıl yönettiğini, yeni normalde uygulamaya alacakları çalışma modelini, yeni mezun programlarını ve daha birçok merak edilen konuyu konuştuk.
Pandemi sürecinde iş yapma şekillerinde ve alışkanlıklarda birçok yenilik yaşadık, bu dönemi Setur olarak kısaca değerlendirebilir misiniz?
Pandemi birçok şirkette olduğu gibi bizim için de zorlayıcı bir süreçti. Hizmet verdiğimiz sektörlerin diğer sektörlere nazaran pandemiden daha fazla etkilenmiş olmasına rağmen tüm çalışma arkadaşlarımızın maddi ve manevi olarak kendilerini güvende hissetmelerini sağlamak ve onların yanında olduğumuzu hissettirmek amacıyla birçok uygulama ve proje devreye aldığımız yoğun bir dönem geçirdik. Bu dönemde çalışma arkadaşlarımıza sosyal, çevresel ve ekonomik anlamda yansıyabilecek olumsuz etkileri en aza indirmek, çalışma arkadaşlarımızın ve ailelerinin sağlığına zarar verecek her türlü çevresel etmenden korunmasına şirket olarak yardımcı olmak ve çalışan deneyimini iyileştirmek hep temel odağımız oldu. Setur olarak Covid-19 salgınını en başından bu yana yakından izledik, gerekli tüm aksiyonları erkenden hayata geçirdik ve geçirmeye de devam ediyoruz.
Pandemi dönemiyle birlikte devreye aldığınız İK uygulamalarınız nelerdir?
Pandemi sürecinde sağlıklı ve güvenli bir çalışma ortamı oluşturmak, çalışma arkadaşlarımızın yanlarında olduğumuzu hissettirmek, dijital araç ve uygulamalar ile Türkiye’nin farklı lokasyonlarında çalışan arkadaşlarımıza ulaşarak etkileşim sağlamak, psikolojik ve fiziksel sağlıklarını korumak için birçok uygulamayı devreye aldık ve çalışmalarımıza aynı hızla devam ediyoruz. Çalışmalarımızı özetlemek gerekirse;
Pandemi Kriz Ekibi kurarak, mevcut durumun hızlı şekilde değerlendirilmesini, karar alınmasını ve aksiyon planlarının oluşturulup devreye alınmasını sağladık. Çalışma arkadaşlarımızın sağlığı ve güvenliği için iş tanımı uygun olan lokasyonlarımızda uzaktan/dönüşümlü çalışma modellerini başlattık. Dönüşümlü çalıştığımız dönemde mevcut servis uygulamamızdaki hizmet ağını genişleterek daha çok çalışma arkadaşımızın servis imkanından yararlanması ve sosyal teması en aza indirgeyerek en güvenli şekilde ofise ulaşmalarını sağladık.
Setur olarak Covid-19 salgını nedeniyle içinde bulunduğumuz süreçte ekonomik sıkıntı yaşayan çalışma arkadaşlarımız için borç para talep sistemi kapsamımızı genişlettik. Haftada en az 2 kez herkesin katılabileceği online seminer/eğitimler gerçekleştirdik. Bu dönemde çalışanlarımızı tek tek telefon ile aradık ve her biri ile bire bir iletişim kurduk. Böylece çalışma arkadaşlarımızın kaygı durumunu öğrenme, şirket olarak her zaman olduğu gibi bu süreçte de kendilerinin ve ailelerinin yanlarında olduğumuzu hissettirme, süreçle ve hayata geçirilen yeni uygulamalar ile ilgili düşüncelerini ve geri bildirimlerini alarak beklentilerini öğrenme ve çalışan deneyimlerini iyileştirmeye yönelik aksiyonlar aldık.
Tam zamanlı “Sağlık personeli hizmet alımını” devreye aldık. Çeşitli Psiko-Sosyal destek imkanları oluşturduk. Çalışma arkadaşlarımızın telefonlarından rahatlıkla ulaşılabilecekleri Setur Asistan adında kullanıcı dostu bir uygulama tasarladık. Bu uygulama sayesinde İK ile ilgili tüm süreçlerin hızlı bir şekilde tamamlanabilmesini, anlık aksiyon alınabilmesini ve ihtiyaç duyulan belgelere ve bilgilere hızlıca ulaşılmasını sağladık. Setur olarak olası bir risk durumunda erken tespiti sağlamak, yayılımı önlemek ve arkadaşlarımızın yanında olabilmek için hızlı cevaplanabilecek ve günlük olarak doldurulan “Sağlık Anketi” oluşturarak, yanıtların “Sağlık Personeli” tarafından takibe alınmasını sağladık. Aynı zamanda dönüşümlü çalıştığımız süreçte olası bir hastalık belirtisi taşıyan çalışma arkadaşımızın olması durumunda temasta oldukları yerlerin, kişilerin hızlı bir şekilde tespit edilip aksiyon alınabilmesini sağlamak adına “Güvenli Yerim” uygulamasını hayata geçirdik. Ofis içindeki birçok noktaya QR kod etiketleri yerleştirdik ve oluşturduğumuz yazılım ile çalışma arkadaşlarımızın ne zaman, nerede, kiminle temas ettiğini yakından takip edebildik.
Çalışma arkadaşlarımız uzaktan çalışırken ofis rahatlığında çalışabilsinler diye ofiste bulunan ekipmanlarını evlerine götürebilmeleri için bir uygulama başlattık. Dijital çalışma kültürü oluşurken, online toplantı yoğunluğunun da artması nedeniyle arkadaşlarımızın kişisel gelişimlerine, işlerinin bugününe ve geleceğine odaklanabilmeleri için uzaktan çalıştığımız bu süreçte haftanın 2 günü belirli saat aralıklarını “Toplantısız saatler” olarak belirledik.
Online eğitimler, online toplantılar, artan yazışmalar, mobil iletişim ve çok daha fazlasına istinaden dijital platformların kullanımlarının sıklaşmasıyla birlikte internet ve mobilite ihtiyacı da arttı. Tüm çalışma arkadaşlarımıza internet, arama ve sms konusunda destek olabilmek için mobil hat uygulaması başlattık ve belirlenen tarife üzerinden faturaları her ay şirket olarak biz karşılıyoruz. Uzaktan çalışılan günlerde çalışma arkadaşlarımıza destek olabilmek için bu günlere yönelik yemek ücreti ödemeye başladık.
Çalışan bağlılığı ve çalışan deneyimi konusundaki çalışmalarınızı anlatabilir misiniz?
Çalışma arkadaşlarımızın Setur’da yaşadıkları tüm deneyimler ve bu deneyimlere istinaden algıları bizim için oldukça önemli. Tüm süreçlerimizi bu bakış açısı ile tasarlıyor ve hayata geçiriyoruz. Yapmış olduğumuz tüm çalışmalara ek olarak şirketimiz içinde bir “Çalışan Deneyimi Takımı” oluşturduk. Bu ekibimize İK dışında farklı fonksiyonlarda bulunan çalışma arkadaşlarımızı da dahil ettik. Bu ekip ile agile çalışma metodolojisi ile düzenli olarak bir araya gelip, çalışan deneyimine yönelik süreçler üzerinde çalışıyor ve hayata geçiriyoruz. Çeşitli geri bildirim ve dinleme mekanizmaları oluşturduk. Yıl içerisinde süreçlerimizle ilgili birçok geri bildirim ve dinleme anketi yaparken, odak grubu çalışmaları, özellikle pandemi dönemine yönelik kaygı anketleri uyguladık, aramalarla dinleme görüşmeleri gerçekleştirdik.
Yapmış olduğumuz tüm bu çalışmaların çıktıları Çalışan Deneyimi Takımı tarafından titizlikle incelenmekte ve analizleri yapılmaktadır. Olumlu deneyimleri sürdürülebilir kılıp, olumsuz deneyimleri de ortadan kaldırmak için gerekli aksiyon önerileri oluşturulmakta ve sonuçları ölçümlenip takip edilmektedir. Bu kültürün yayılması ve hızlı benimsenmesi için tüm yöneticilerimiz ile çalışan deneyimi farkındalık seansları gerçekleştirdik. Her çeyrekte yapmış olduğumuz iletişim toplantılarımızda, çalışma arkadaşlarımızla da detayları paylaşmaya devam ediyoruz. Bununla beraber her yıl gerçekleştirdiğimiz ÇBA (Çalışan bağlılığı anketi) sürecimiz oluyor. Bu anketimizle birlikte de tüm çalışma arkadaşlarımızı dinliyor, geri bildirimlerine istinaden gerekli aksiyonları hayata geçiriyoruz. 2019 yılında ÇBA Başarı Ödülü, 2020 yılında ise ÇBA sonuçlarında gösterdiğimiz başarı ve çalışan deneyimini odağına alan uygulamalarımız neticesinde Kincentric Best Employers 2020 programı kapsamında değerlendirilen 200 şirket arasından seçilerek “Türkiye’nin En İyi İş Yeri” ödülünü almaya hak kazandık.
Yeni normalde hayata geçirmeyi planladığınız projelerimizden bahsedebilir misiniz?
Şu an çalışma arkadaşlarımızın ve ailelerinin sağlığı için işi gereği uzaktan çalışmaya uygun olan tüm çalışma arkadaşlarımız aynı şekilde çalışmaya devam ediyor. Yeni normalde de Hibrit çalışma modelini devreye alarak bu alışkanlığımızı sürdüreceğiz. Hibrit çalışma modelini hem çalışanların iş-özel yaşam uyumunu gözetebilmek hem de çalışanların zamanlarını yol ya da trafikte geçirmeleri yerine daha verimli olarak kullanabilmelerini sağlamak amacıyla bu çalışma modelini tasarladık. “İşin İçinde Değişim Var!” diyerek tasarladığımız bu model ile uzaktan çalışma, esnek çalışma ve ofisten çalışma alternatiflerine sahip olacağız.
Yeni mezun/genç yetenek programlarınız nelerdir?
Staj Projesi ile markalaşan “Benim Rotam Setur” süreciyle genç istihdamının desteklenmesine ve genç yetenekleri şirketimizle buluşturmaya katkıda bulunuyoruz. Her yıl şubat ayında seçim sürecimiz ile üniversitelerin 3. ve 4. sınıf öğrencilerine gerçek bir işe alım deneyimi yaşatarak seçimlerimizi gerçekleştiriyoruz. Bu süreçte öğrenciler şirketimizin yöneticileri ile bir araya gelerek departmanların projelerini dinliyor, yöneticilerimiz ise stajyer adaylarının kendilerini tanıttıkları seanslarda yer alarak onları tanıma imkânı buluyor. Staj süreleri sonucunda karşılıklı memnun olunan durumlarda part time iş imkânı sunuyor. Bununla beraber üniversitelerde düzenlenen kariyer günlerine katılım sağlıyoruz ve hem İK profesyonelleri hem de departmanların yöneticileriyle bilgi paylaşımı yapıyoruz.