Ekibinize yeni bir çalışan katıldığında, yalnızca iş süreçleri değil, ekip içi dengeler de hızla değişir. Hem yeni gelenin uyum sağlaması hem de ekibinizin bu süreci desteklemesi kritik hale gelir. Peki, bu adaptasyon sürecini en etkili şekilde yönetmek için neler yapmalısınız?
Ekibinize yeni bir çalışan katıldığında, çok sayıda olay aynı anda başlar…
- Ekibin değerleri ve çalışma biçimi ona iletilmeye başlanır
- Yeni arkadaşımız kendi değerleri ile geldiği yerdeki değerleri sürekli karşılaştırır
- İşin öğrenilmesi ile ilgili temel soru cevap başlar
- Yeni arkadaşımız çekingenliğini atmakla ilgili fırsatları bulur ve sınırlarını çizmeye başlar
- Ekip içindeki diğer çalışanlar bu yeni kişiye yaklaşımlarını oluştururlar
Ekip yöneticisi olarak bu noktada ciddi sorumluluğunuz var. Biliyorsunuz ekibiniz sizin yarattığınız çalışma, iletişim ve iş yapma biçimi ile çalışıyor. Her şeyin size sorulduğu ve genelde “talimat” tonlaması ile iletişim kurulan bir ekip yarattıysanız yeni gelenler de bu “kültüre” kısa sürede uyum gösterecek veya gideceklerdir.
Yeni katılım ile ilgili püf noktalarını listelersek…
Değerlendirme
Ekibinize katılmakta olan çalışanınızın işe giriş görüşmelerinde yer aldığınızı öngörüyorum. O görüşmelerden tabii ki bazı izlenimler almışsınızdır. Bunun üzerine mutlaka bir değerlendirme yapmanızı, bunu dokümante etmenizi öneririm. Ayrıca haftada bir yapacağınız birebir görüşmenin çok faydası olacak.
- Mesleki beceri açısından ayrıntıya girebilirsiniz, çeşitli konularda arkadaşımızın tecrübesi ve bilgisi ne kadar yeterli?
- Arkadaşımızın varsa önceki rollerinde çalışma biçimleriyle ilgili görüşlerini alabilir, farklılıkları tespit edebilirsiniz.
- Şirkette tanıdığı kimler var, onu kimlerle tanıştırabilirsiniz, pazardan veya kilit kişilerden onun getireceği kontaklar kimler?
Öğrenme
Arkadaşımıza bilgiyi nasıl aldığını, en kolay nasıl öğrendiğini, yeni bilgileri nasıl hayata geçirdiğini sorabilirsiniz. Böylece baştan öğrenme kolaylığı sağlayabilirsiniz.
Bilgiyi nasıl not ettiğini, benzer durumda nasıl bulup çıkardığını ve benzer bir durumda o öğrendiği bilgiyi nasıl uyguladığını lütfen izleyin… Hata olacaktır, olduğunda üstten yargılayıcı şekilde değil de çözümü onun bulmasına imkan verecek sorularla ilerlemenizi öneririm.
İletişim becerileri ile ilgili de ilk görevlendirmelerinizde yanında olabilirsiniz. Örneğin; bir müşteri veya tedarikçi veya banka görüşmesi olacaksa bu görüşme öncesi amacının ne olduğunu, görüştüğü kişinin temel özelliklerini, beklenen yaklaşımını paylaşıp ona bir alan açmanız yerinde olur. Bazı insanlar bu konuda çok becerikli olabilir, sizin söylediğinizin üzerinde bir sonuçla da çıkabilirler o görüşmeden… Böyle olursa takdir etmeyi unutmayınız.
Öğrenme sürecinde lütfen başarıları görüp, küçük adımlarla da olsa takdirinizi gösteriniz. Daha iyi olabilecek noktaları da önce ona sorunuz, sonra kendi görüşünüzü belirtiniz.
Yeni katılan arkadaşımızdan farklı bir görüş, bir yöntem, bir strateji teklifi geldiğinde lütfen “Biz bu işi burada böyle yapıyoruz” cümlesinin arkasına saklanarak bu teklifi hemen öldürmeyin… Onun teklif ve görüşlerine saygı göstermeniz sonraki ilişkiniz için belirleyici olacaktır. Bu konudaki samimiyetinizi gördüğünde o da “gerçek” düşüncelerini paylaşmaya başlayacaktır.
Delegasyon
Yeni işe giren bir çalışan için kritik süreçlerden biri delegasyon sürecidir. Hem öğrenme, hem özgürlük, hem inisiyatif işin içindedir.
Delege ederken işi anlatma ve öğretme kısmına normalden fazla zaman ayırmanız değerli olur. Aralardaki değerlendirme noktalarını da ilk zamanlarda sık sık belirlemek iyi olabilir. Böylece ilk değerlendirme toplantısında gidilen yönde sorun varsa, düzeltme imkanınız olur.
İlk görevlendirmelerde işi “talimat” gibi tanımlarken, zaman geçtikçe “ulaşılmak istenen” hedefi tanımlayıp “nasıl” kısmını yeni işe başlayan arkadaşımıza bırakabilirsiniz. Bu geçişler sırasında risksiz küçük projeler ve işlerle denemeler yapmanız uygun olur.
İş bittiğinde iş kalitesini lütfen arkadaşımıza sorun, neleri yakalayabildiğini birlikte konuşun. “Sen öyle yapmışsın, biz burada böyle yapıyoruz” dediğiniz durumlarda da ondan yeni ve farklı fikir isteyin. Belki sizin yapageldiğiniz yöntemden daha iyisini bulacak…
Zamanla delegasyon seviyesini daha özgür alana doğru ilerletin, bu dönemde değerlendirme toplantıları ile takibe devam edin.
Bir iş “unutuluyorsa”, “başka işler dolayısıyla aradan kaçma” gibi durumlar sık sık oluyorsa günlük listeler yapıp karşılıklı anlaşarak ilerleyebilirsiniz.
Daha önce anlattığınız bir konu yine yanlış yapılmışsa, yeniden anlatabilirsiniz, tam nerenin anlaşılmadığını sorabilirsiniz. Bu konuda bir süreklilik gözlemlediğinizde arkadaşımızın öğrenme ve uygulama becerileri ile ilgili fikriniz oluşmaya başlayabilir.
Büyük resim
Yeni işin ilk haftalarında yeni katılan arkadaşlarımız kendi işlerinin ayrıntılarını öğrenmek için odaklanmış olacaklar. Bazen başlarını bir excel tablosundan kaldıramayacak bazen de sıkıcı raporlar veya tablolarla uğraşacaklar. Ekip yöneticisi olarak onları “gerçekten” ve “sahadan” koparmamak da sizin göreviniz.
Onlara ara ara, uygun şekilde kendinizin ve bölümünüzün büyük resimde şirketiniz için yaptıklarını anlatabilir, onun büyük resmi algılamasına yardımcı olabilirsiniz. Böylece bir süre içinde kendi işini de o büyük resimde bir yerlere oturtabilecektir. Bu ekibe ve şirkete bağlılığı da geliştirecektir.
Ayrıca üst yönetimin iletişimini tüm ekiple paylaşmanız da onları büyük resim algısında ileriye götürecektir.
Sosyal Hayat
Bu mecburi olmayan ama yardımcı olabilecek diğer bir göreviniz olabilir. Yeni katılan arkadaşımızla sosyal ortamlarınız uymayabilir, arkadaş çevreniz farklı olabilir. Bu durumda da onun şirket içinde farklı arkadaşlar edinmesine destek olabilirsiniz. Diğer bölümlerden tanıdıklarınıza sonraki aktiviteye yeni arkadaşınızı da davet etmelerini rica edebilirsiniz.
Siz bir aktivite organize ettiğinizde de tabii bunun sosyalleşmeye, ısınmaya, paylaşmaya katkısı olacaktır.
Yeni arkadaşımızın potansiyelinin ortaya çıkması yolculuğunda size başarılar!
