İş hayatının en çok konuşulan konularının arasında gelen toplantı verimsizliği, tüm çalışanların farkında olduğu ciddi bir konu. Gün içerisinde gerçekleştirilen bazı toplantıların sonrasında çalışanların “Bu toplantı yerine yarım kalan işlerimi halledebilirdim” diye düşündüğünü biliyoruz. Öyleyse gelin, toplantıları daha verimli hale nasıl getirebiliriz birlikte bakalım…
Toplantılar her ne kadar işlerin ilerleyişi hakkında farklı ekiplerin haberleşmesi ya da yeni çalışma alanları konusunda fikir yaratma açısından faydalı olsa da aşırı uzayan ya da belirli bir gündemi olmayan toplantılar vakit kaybına yol açıyor.
Örneğin, Sharp Europe tarafından yapılan bir çalışmanın sonuçları, toplantıların yüzde 63’nün planlanmış bir gündemi olmadığını gösteriyor. Microsoft tarafından yapılan başka bir araştırma ise hedefi olmayan toplantıların ve katılımcıların iletişimsizliğinin çalışanların üçte birini verimsiz hissettirdiğini ortaya koyuyor. Ancak bununla beraber gereğinden fazla uzayan ya da bir sonuca ulaşmayan toplantıların tek sonucu verimsizlik değil. İngiltere Halk Sağlığı Kurumu CEO’su Duncan Selbie’ye göre, toplantılarda oturmak metobalizmayı yavaşlatıyor, şeker oranını ve böylece tansiyonu düzenleme kapasitesini de azaltıyor. Selbie, bu etkilerin obezite ve diyabet gibi sonuçları olabileceğinden söz ediyor.
Toplantılar liderlik için yeterince etkili bir araç mı? yazımızı okuyabilirsiniz.
Nasıl daha etkili toplantılar düzenlenir?
Elbette toplantıların tamamen kaldırılmasını düşünmek çok gerçekçi görünmüyor. Ancak uzmanların önerdiği 9 küçük noktaya dikkat ederek toplantıların sıklığını ve sürelerini azaltmak mümkün. Böylece tüm şirket çalışanları için verimlilik artırılabilir ve memnuniyet daha üst seviyelere taşınabilir.
Yürüyüş yaparak toplantı yapmayı deneyin
Yürüyüş sırasında toplantı yapma fikri değişik gelebilir. Ancak şirketin bir ortak alanında yürüyerek toplantı yapmayı denemek, özellikle küçük gruplu toplantılar için ideal olabilir. Özellikle sağlık açısından çok daha iyi olacağını unutmayın.
Zaman aralığını kısa tutun ve mutlaka zamana sadık kalın
Her zaman tavsiye edilen yöntemlerden biri de elbette toplantının zaman sınırlamalarını çok iyi yapılması. Maksimum bir saat veya daha kısa süren toplantılar organize edin. Ancak buradaki kritik nokta toplantının zaman sınırlamasına sadık kalındığına dikkat etmekten geçiyor. Bu konuda kararlı olunması gerekiyor.
30 dakikalık toplantıların gücü makalemizi incelemek isteyebilirsiniz.
Toplantı gündemini öncesinde oluşturun
Elbette bir toplantı gündemi yapmak önemli. Ancak bu gündemi diğer katılımcılarla da paylaşmak ve beklenen sonuçları öncesinde belirlemek gerekiyor.
Toplantının ardından aksiyon listesi ve görevlilerini belirleyin
Toplantının ardından görev dağılımını belirledikten sonra, bu sorumluluklara sahip olan kişilerin aksiyonlarını takip edin.
Son durum hakkında toplantı yapmak yerine e-postaları tercih edin
Artık birçok beyaz yakanın günlük hayatındaki dilinde yer alan “status update” yani “ durum güncellemesi” toplantıları yerine e-postaları deneyin. Bu yöntemle çok daha kısa sürede bilgi toplayabilirsiniz.
Mutlaka zamanında başlayın
Toplantı verimsizliğinin en sık yaşanan sorunlarından biri elbette toplantılara zamanında başlayamamak. Mutlaka zamanında başlayın, 15 dakika sonrası toplantıya kimseyi dahil etmeyin ve yeni gelenler için yeni baştan süreci anlatmaya çalışmayın.
En fazla 9 kişilik toplantılar organize edin
Toplantı katılımcılarının sınırlı sayıda olması daha verimli bir süreç ve daha hızlı karar almanız için yardımcı olacaktır. Uzmanlar bunun için ideal sayıyı 9 kişi olarak açıklıyor.
Toplantıya katılmama hakkı tanıyın
Günümüzde verimsizliğe neden olan konuların başında toplantıya katılma zorunluluğu geliyor. Özellikle size bağlı çalışanlara toplantıya katılmama hakkı tanıyın ve onların işlerin önceliklendirmesine izin verin.
Kontrollü bir tartışma ortamı yaratın
Toplantıyı düzenleyen olarak herkesin fikrini belirtmesine izin verin ve bununla beraber konuyu dağıtmadan tartışma ortamı yaratmaya çalışın. Ayrıca toplantıya sunumlarla ya da videolarla farklı içerikler sağlayabilirsiniz. Böylece tüm katılımcıların ilgisini yüksek tutabilirsiniz.