Her organizasyon için geçmiş dönemlerde başvurulan, günümüzde ve de gelecek dönemde de başvurulması muhtemel en güçlü yönetim aracı nedir? diye sorduğumuzda, kuşkusuz cevap olarak “toplantı” diyenler çok olacaktır. Peki, gerçekten öyle mi?
Toplantılar, çalışma yaşamı içerisinde kuşkusuz çok yer tutan bir olgu olmakla beraber, bir organizasyonda bazen tanışma amaçlı, bazen bir konuyu ve projeyi iyice anlaşılır kılmaya çalışmak için yapılıyor. Bazen de bir konuda ortak akıl veya yeni fikirlere zemin sağlamak amacıyla çok genel olarak da yönetimsel koordinasyon sağlamak için düzenleniyor.
Toplantı yönetimi, ama nasıl?
Hiç kuşkusuz toplantılar, iyi bir planlama ve de yönetim gerektiriyor. Öte yandan toplantılarımızın gerçek manada etkili sonuçlar sağlaması için bu sürecin nasıl kurgulanıp uygulanması gerektiği de önemli.
Etkili toplantı nasıl yapılır?
Etkili ve verimli bir toplantı için öncelikle konunun dört ekseni olduğunu bilmemizde fayda var. Bunlar sırasıyla;
- Toplantıyı düzenleyen kurumun sorumluluğu
- Toplantıya ev sahipliği yapacak organizasyonun sorumluluğu
- Oturum yöneticisinin sorumluluğu
- Katılım sağlayacak olan katılımcıların sorumluluğu
Toplantıyı düzenleyen kurumun sorumluluğu
- Toplantı için bir plan hazırlamış mı?
- Amaç açık şekilde belirlenmiş mi?
- Belirlenen gündem, toplantının yer ve saati katılımcılara bildirilmiş mi?
- Toplantıya kimlerin katılacağı diğer tüm katılımcılara iletilmiş mi?
- Toplantı için atılan bildirimler ilgililere ulaştı mı?
- Toplantıya davet edilen kişilerin katılım durumları not alındı mı?
- Oturumu kimin yöneteceği belirlendi mi ve kendisine hazırlık kaynakları sunuldu mu?
- Toplantı yeri ve ortamı önceden görülüp, fiziki mekan etüdü yapıldı mı?
- Toplantılara tam zamanında başlanabiliyor mu?
- Toplantı öncesi başkan tarafından genel bir bilgilendirme sunuluyor mu?
- Toplantı süresine sadık kalma anlayışı önemseniyor mu?
- Öncesi varsa bu toplantıya ışık tutacak konu geçmişinin özeti yapıldı mı?
- Toplantıda görüşülen konular ve varsa alınan kararlar imza altına alınıp tutanağa dönüştürüldü mü?
- Toplantı sonuç raporu tüm katılımcılara duyuruldu mu?
Toplantıya ev sahipliği yapacak organizasyonun sorumluluğu
- Organizasyonu gerçekleştiren işletmenin bu konudaki deneyim düzeyi ne?
- Organizasyon yapmanın önemli tarafları yeterince test edilebilmiş mi?
- Toplantı çalışmasının genel fotoğraflaması doğru yapılabildi mi?
- Toplantı için gerekli olan fiziki ortam analizi sağlıklı şekilde yapılabildi mi?
- Toplantının ara gereksinimi olan ortam ve ikramların hazırlığı titiz şekilde gerçekleştirildi mi?
- Ses, ısı ve aydınlatma düzenlemeleri ayrı ayrı test edildi mi?
- İş bölümü etkili şekilde sağlanıp tüm görevlilere tebliğ edilmiş mi?
- Çalışma sırasında tüm görevliler kendilerine ayrılan işi en iyi şekilde ikame edebiliyor mu?
Oturum yöneticisinin sorumluluğu
- Oturum yöneticisi organizasyonun kültürüne vakıf mı?
- Oturum başkanı gündem konusuna yeterince hakim mi?
- Oturum yöneticisi kendi temsil alanı açısından gerekli hazırlıklarını yaptı mı?
- Toplantıda katılımcılara eşit düzeyde söz verme özenini sergileyebiliyor mu?
- Zaman yönetimi için önce toplantıların yönetilmesi gerektiğini biliyor mu?
- Katılımcıların süre kullanımlarını kontrol etme ve gelişen aksamaları inisiyatif alarak yönetme becerisi yeterince gelişmiş mi?
- Katılımcıların gerçek katılımlarının zihinsel katılımları olduğunun bilincinde mi?
- Katılımcıların ilgilerinin devamını sağlayacak ara bildirimleri sağlayabiliyor mu?
- Kendisinin aslında en etkili katılımcı olduğunu hissettirebiliyor mu?
- Toplantı yönetiminin de tüm diğer beceriler gibi geliştirilebilir bir beceri olduğunu toplantı yöneticisi ne kadar biliyor?
Katılımcıların sorumluluğu
- Katılımcıların bu toplantı için bir hazırlık planları var mı?
- Zaman yönetiminin ortak sorumluluk alanı olduğuna ilişkin farkındalıkları yeterince oluşmuş mu?
Netice olarak bu dört önemli pencereden bakıldığında her bir başlığın en az yüzde 70’i gerçekleşiyorsa, bu durumda verimli toplantılar yapılıyor diyebiliriz.
Aksi durumda da toplantı her işletme yönetimi için çok gereklidir. Ancak zaman aralığı belirsiz, amacı ve gündemi tanımlanmamış, gerçek manada katılım ve katkı sağlamaktan uzak toplantılar, bir organizasyonun zamanını çalan en önemli unsurdur. Bunun öngörülememesi durumunda ise kaybedilen yalnızca zaman değil, idari işleyiş de olacaktır.
Yazar: Nedim İleri – İnsan Kaynakları Proje Yöneticisi