İnternet dünyasında farklı birçok platformda olduğu gibi kurumların da veri tabanlarında kişilere ait veriler bulunuyor. Bu verilerin işlenmesinden saklanmasına kadar pek çok aşamayı yönetmek kritik. Özellikle işe alım sürecinde Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun ilerlemek gerekiyor. Siz de Uyum Modülü’nü kullanarak bu aşamayı kolayca geçebilir, sadece aradığınız yeteneği bulmaya odaklanabilirsiniz. Peki, ama nasıl?
Günümüzde işe alımdan özlük işlerine kadar farklı alanlarda, dijital teknolojilerden yararlanılıyor. Bu durum işleri kolaylaştırmanın yanında, çeşitli yükümlülükleri de getiriyor. İşverenler, çalışanların kişisel verilerini giderek daha fazla topluyor.
Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin mevzuata uyumlu kalabilmek, güvenliğini sağlayabilmek için kurumların çalışan verilerini yönetebilecekleri basitleştirilmiş ve otomatikleştirilmiş bir sürece sahip olması önem kazanıyor.
İK departmanı tarafından işlenen kişisel veriler; kişinin adı, sosyal güvenlik numarası, adresi, doğum tarihi, finansal durumu gibi daha pek çok kişisel bilgiyi içeriyor. Bu verilere sahip olan her kurum, ciddi sorumluluk taşıyor. Bu nedenle işe alımda edinilen “kişisel bilgileri” korunmanın önemi daha da artıyor.
‘’Kişisel Verilerin Korunması’’ konusunda İK’nın sorumluluğu
Çalışanların kişisel verilerinin korunması, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin küresel ve yerel mevzuatlara uymayı hedefleyen kurumlar için olmazsa olmaz. Kişisel veriler; bir iş ilişkisi öncesinde, sırasında ve sonrasında bir çalışana ilişkin işlenen verilerdir. Kişisel verilere ilişkin mevzuatlar, bu bilgilerin nasıl işlenmesi gerektiği hakkında düzenlemeleri belirler.
Bu noktada şu 3 kavramı bilmek önemli:
Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amacını ve araçlarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir.
Veri işleyen: Veri sorumlusu adına, yetkisi dahilinde kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişidir.
Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak kaydedildiği kayıt sistemidir. Kişisel verilerin işlenmesi için çerçeveyi belirleyen kurallar; çalışanın rızasının ne zaman ve nasıl alınacağını da belirler. Bu bağlamda, çalışan verilerini işlerken rıza kullanımına dikkat etmek gerek.
Türkiye’nin ilk Uyum Modülü’nü kullanın, işe alımda KVKK süreçlerini kolaylaştırın!
İşe alım süreçlerinizdeki çalışan adayı verilerinize ilişkin aydınlatma ve açık rıza alma yükümlülüklerinizi Kariyer.net 360 içerisinden kolayca yönetebilmeniz için Uyum Modülü’nü geliştirdik.
Peki, Türkiye’de ilk olan bu modül ile kanuni yükümlülüklerinizi yerine getirmeniz için size nasıl yardımcı oluyoruz?
- Şirketinizin “Aydınlatma Metni”ni başvuru sırasında adaylara göstermeniz için metni ilana eklemenizi sağlıyoruz.
- Başvuru aşamasında adaylardan “Açık Rıza” talep ederek, paylaştıkları verileri işlemek için izin almanızı sağlıyor, sonuçları ise aday bazlı raporlamanıza olanak tanıyoruz,
- Adaylar hakkındaki kritik bilgileri öğrenmek adına “Özel Sorular” sormadan önce, başvuru sırasında onay talep etmenizi sağlıyoruz.
Uyum Modülü risk almanızı nasıl engeller?
Şirketiniz ilan yayınladığında veya Kariyer.net Özgeçmiş Havuzu’nda görüntüleme yaptığında, KVKK kapsamında “Veri Sorumlusu” statüsüne giriyor. Daha önce de ifade ettiğimiz gibi bu statü, şirketinize bazı yükümlülükler getiriyor.
Uyum Modülü’nü kullandığınızda, bu yükümlülükler arasında yer alan aydınlatma yapma ve gerekse açık rıza alma yükümlülüklerini kanunen yerine getirmenize aracılık ediyoruz.
Örneğin; ilanınızı yayınlamadan önce Aydınlatma Metni ve Açık Rıza onay metnini ilanınıza eklemenizi sağlıyoruz. Böylece çalışan adayı verilerini, kanuna uygun olarak işlemeniz için uygun şartları sağlıyoruz. Ayrıca daha önce de belirttiğimiz gibi Özgeçmiş Havuzu’ndan bulduğunuz ya da aday listelerinizde yer alan ve Aydınlatma Metni’nizi görmemiş adaylara, Açık Rıza onayı vermemiş adaylara, Aydınlatma Metni’nizi Kariyer.net üzerinden mesaj ile göndermenizi ve aynı zamanda açık rıza talep etmenizi de sağlıyoruz.
Adaylara başvuru esnasında Özel Sorular sorduğunuzda, adayların özgeçmişlerinde yer almayan verileri de işliyorsunuz. Tabii bu verileri işlemeden önce, kanunen adayları bu konuda bilgilendirmeniz ve adaylardan gerekli haller için Açık Rıza almanız gerekiyor. Onay vermeyen adayların sadece özgeçmişlerini size aktarıyoruz, sorulara verdikleri cevapları ise sizinle paylaşmıyoruz. Aday başvurusunu geri çektiğinde, ilgili veriye erişmenizi engelliyoruz ve size bildirimde bulunuyoruz. Fayda odaklı yürütülen bu süreçle olası risk faktörlerinin önüne geçiyoruz.
Kariyer.net 360’ta Uyum Modülü’nü nasıl kullanabilirsiniz?
Aydınlatma Metni
Şirketinize özel “Çalışan Adayı Aydınlatma Metni”ni Kariyer.net 360’a yükleyip, ilanınızı inceleyen tüm adayların görmesini sağlayabilirsiniz. Bunun için “Uyum Modülü » Oluştur » Kaydet” adımlarını izleyebilirsiniz. Metni yükledikten sonra içeriğinde değişiklik yapamıyorsunuz; çünkü aday tarafından onaylanan metni değiştirmeniz sizin için riskli olabilir. Bu nedenle var olan metinde değişiklik yapmadan, yeni metin ekleme fonksiyonumuzu kullanabilirsiniz.
Açık Rıza
Şirketinize ait çalışan adayı için geliştirilmiş Açık Rıza Onay metnini Kariyer.net 360 üzerinden hesabınıza yükleyebilirsiniz. Metni yüklediğinizde, Açık Rıza onayı alma seçeneği aktif olur. Aday başvuru sırasında Açık Rıza metnini görür ve onay sürecine girer. Özgeçmiş Havuzu’ndan bulduğunuz ya da aday listelerinizde yer alan ve size verilerinin işlenmesi için “Açık Rıza” onayı vermemiş adaylara, Kariyer.net üzerinden mesaj gönderebilir, bu adaylardan “Açık Rıza” onayı talep edebilirsiniz.
Özel Sorular
Kariyer.net 360 işveren panelinizde Uyum Modülü aktif olduğunda adaylara hazır sorular dışında “Özel Sorular” da sorabilirsiniz. Bu fonksiyon Açık Rıza metni eklediğinizde otomatik olarak aktif olur.
Uyum Modülü hizmetimizi deneyimlemek için İK Çözüm Ortağınız ile iletişime geçebilir ya da 0216 468 76 00’ı arayabilirsiniz.