Şirketlerde bir nevi “imdat kolu” işlevi gören yönetici asistanları, şirketlerin görünmez kahramanlarıdır. Telefonlara bakmanın ve not tutmanın çok daha ötesinde işler başaran yönetici asistanları, bugün artık şirketlerin en kilit pozisyonlarında görev alıyor. Bu nedenle iyi bir yönetici asistanında var olması gereken çok önemli nitelikler bulunuyor.
Eskiden görev kapsamının daktilo yazmak ve telefonlara bakmakla sınırlı olduğu düşünülen yönetici asistanları bugün iş hayatında çok önemli ve kritik roller üstleniyor. Finanstan satın almaya, İnsan Kaynaklarından pazarlamaya dek şirketlerin tüm departmanları hakkında bilgi sahibi olan yönetici asistanları bugün, hem patronların sağ kolu hem de şirketlerin görünmez kahramanları.
Yöneticinin işlerinin koordine edilmesinden toplantı organizasyonuna, ofis işlerinin düzenlenmesinden rapor yazımına, yöneticinin herhangi bir etkinlikte temsil edilmesinden seyahat organizasyonuna dek birçok konu artık yönetici asistanlarının kontrolünden geçiyor. Böylece yeni tanımıyla yönetici asistanları uzmanlıklarını pek çok alanda artırıyor ve işlerin sürekliliği için vazgeçilmez konumda yer alıyor. Sadece lideri temsil etmiyor, işin kapsamıyla ilgili de yetki sahibi oluyor.
Yönetici asistanlarını vazgeçilmez kılan özellikler nedir?
Hangi niteliklere sahip yönetici asistanları göreve alınmalı?
Yöneticinin sağ kolu konumundadır
Yönetici asistanları bir nevi, şirketin görünmez kahramanları. Yoğun ve dinamik bir tempoda çalışan şirket yöneticisinin eli ayağı olan asistanlar neredeyse orta düzey bir yönetici kadar çalışıp, şirketin geleceği için çaba sarf eder. Şirketle ilgili işlerin yanı sıra şirket yöneticisinin üyesi olduğu kuruluş ve dernekle ilgili işler, düzenlenen organizasyonlar ve etkinlikler ile yöneticinin özel hayat ile iş hayat arasındaki dengeye dek birçok konu asistanların kontrolü altındadır.
İşleri nasıl hafifleteceğini bilir
Organize etme, koordine etme ve planlama alanındaki becerileri nedeniyle yönetici asistanları zorlu işlerin altından nasıl kalkacaklarını bilirler. Disiplinli olmaları, her şeyi ve her adımı planlamaları nedeniyle işleri halletmek onlar için neredeyse çocuk oyuncağıdır.
Sorun çözmede uzmandır
Dakik olmaları, iyi birer dinleyici ve gözlemci olmaları nedeniyle sorun çözmede de uzman olan yönetici asistanlarının en temel özelliklerinden biri de kriz anında soğukkanlılıklarını koruyabilmeleridir.
Adeta bir kara kutudur
Yönetici asistanları, yöneticilere sadece “Günaydın, kahvenizi nasıl alırsınız?” sorusunu soran kişi değildir. Onlar bir nevi, şirketin kara kutularıdır. Her şeyi duyarlar ve şirketle ilgili en önemli kritik kararları ilk önce bilen kişilerdir. Yönetim katında yer almanın büyük sorumluluk istediğinin farkında olan asistanlar karakterleri itibari ile sır saklayabilen bir ruha sahiptir.
