Yöneticiler, işlerin yürümesi için çalışanların ve şirketin zamanını kullanır. Bir yöneticinin verimli ve yüksek performanslı yönetim için yapacağı ilk iş ise bu zamanı yönetmektir. CV ve Kariyer danışmanı Esra Kemer etkili zaman yönetiminin ipuçlarını yazımızda paylaşıyor…
Büyük bir ekibi, firmayı yönetip bazen kendi zamanımızı yönetemediğiniz zamanlar olabiliyor, değil mi? İşlerin belirli bir zaman diliminde hedef baskısı ile yapılması gerekliliği, tüm çalışanları olduğu gibi yöneticileri de iş stresi ile yüzleştiriyor. Bu baskı, yoğun iş temposunda stres kaynağı olarak yaşam dengesinin bozulmasına sebep olabiliyor.
Yöneticiler yönetim sürecinde; karar verme, planlama, görev dağılımı, koordinasyon ve denetim konularında yönetsel zaman harcarlar. Yöneticinin, ekibin ve şirketin zamanını da kullandığını düşünürsek, yönetim süreçlerinde en önemli kaynak zamandır.
Zamanı nasıl yönetmeli?
1- Planlamaya önem verin
İyice düşünmeden ve karar vermeden hiçbir işe başlamayın. İyi bir planlama ile her uygulama kısa sürer.
2- Öncelikleri belirleyin
Yapılacak işleri belirleyin ve öncelik sıralaması yapın.
3- Önce kendinizi organize edin
Çalışmaları ve fiziksel kaynakları belirleyin ve işlerinizi organize edin.
4- Çalışırken bölünmenize izin vermeyin
Telefonlar, misafirler gibi zaman tuzaklarının işinizi bölmesine izin vermeyin. Asistanınızı veya ekip arkadaşlarınızı bu doğrultuda bölünmemek üzere bilgilendirin ve telefon/misafir vb. trafiğin organize edilmesini sağlayın.
5- Önemli toplantılarda bulunun
Gerekmedikçe toplantı yapmayın, gündemsiz ve süresiz toplantıların olmamasını sağlayın.
6- Yetkinizi devredin
Ekibinizin yapacağı işleri kendiniz yapmayın. İşleri kimin yapabileceğini belirleyin ve gerektiğinde yetkinizi devrederek çalışanlarınızın inisiyatif kullanmalarını sağlayın.
7- Zamanınızı bölün
İşlerin sonuçlanması için şirket hedeflerine göre uzun süreli planlar yaparken, kısa süreli de planlar yapın.
8- İşinize yoğunlaşın
Dikkatinizi toplamanıza engel olacak sebepleri belirleyin ve ortadan kaldırın.
9- Başladığınız işi bitirin
“Bir iş kendisine ayrılan zamanda bitirilir” Parkinson kanunu unutmayın ve başladığınız işi yarım bırakmayın.
10- Bir asistanla çalışın
İşini iyi yapan bir asistan, teknoloji kadar size zaman kazandırabilir. Sizi tanıyan, zamanı iyi yöneten, detaycı ve dikkatli bir asistan, işleri sizin için organize ederken, iletişiminizi koordine eder ve gelecek takviminizi planlar.
11- Yapılacakları detaylandırın
Her gün için bir “Yapılacak işler listesi” hazırlayın. Yapılması gereken işler mümkün olduğunca detaylandırılmalıdır. Örneğin; yapılması için daha zaman olan işleri ajandanızda ilgili tarihe not edin.
12- Ek desteklerden yararlanın
Yardım alabileceğiniz kişileri belirleyin, yardımlarını alın ve kazandığınız zamanla önemli işlerinize odaklanın.
13- “Hayır” demeyi öğrenin
Planlarınızın dışına çıkan bir durum olduğunda “Hayır” demeyi öğrenin. Özellikle zamanınızı alacak konularda “Hayır” diyebilmeniz sizi rahatlatacaktır.
14- Becerilerinizi ve kullandığınız zamanı tespit edin
Zamanınızı analiz edin ve hangi işe ne kadar zaman ayırdığınızı belirleyin. Verimli ve verimsiz kullandığınız zamanı böylece görebilirsiniz.