Toplantıdan toplantıya koşuyorsunuz, gelen kutunuz ağzına kadar dolu ve her gün saatlerce çalışmanıza rağmen yine de yapılacaklar listenizi hafifletebilmiş değilsiniz.
Peki, neyi yanlış yapıyorsunuz?
Zamanınızı doğru yönetmenizi sağlayacak ve üretkenliğinizi artıracak 9 ipucunu sizler için derledik…
1) Programınızı işleri en iyi halledebildiğiniz saatlere göre yapılandırın. Sabahları odaklanmakta zorlanıyor musunuz? O zaman bu saatleri yoğunlaşmanızı gerektirecek işlerden, ağır toplantılardan ve dikkat dağıtıcılardan arınmış bir şekilde planlayın. Örneğin, saat 3 ile 4 arasında bitkin hissediyorsanız bu süreyi daha önemsiz çalışmalarınıza ayırın.
2) Kısa zaman aralıklarının gücünü hafife almayın. Toplantı aralarındaki 15 dakikada oyalanmak yerine kısa zamanda yapabileceğiniz işleri halletmeye çalışın: Maillerinizi cevaplayın, ulaşmanız gereken kişilerle temasa geçin, okumanız gereken makaleleri okuyun.
3) Zamanınızın ciddi bir bölümünün nasıl geçtiğini fark edemiyorsanız akıllı telefonlara ve tabletlere yüklenebilen program takipçilerini kullanmayı deneyin. Birkaç hafta kullandıktan sonra “zaman öldürücülerinizin” neler olduğunu anlayıp onlarla baş etmenin planını yapabilirsiniz.
4) Tüm hafta sonunu çalışarak geçirmemelisiniz. Yine de işlerinizi hafifletmek istiyorsanız bir-iki saatinizi ayırarak maillerinizi temizleyebilir, önemsiz işlemleri halledebilir, yaklaşan projelerinize başlayabilirsiniz. Pazar günü televizyon karşısında bu tip işleri halletmek çalışıyor hissi yaşamadan programınızın hafiflemesini sağlar.
5) Çalışmalarınızın teslim tarihini lehinize çevirin. Teknik olarak bir teslim tarihiniz olmasa bile kendiniz belirleyin. Elinizdeki işi bitirmek için sadece iki saatiniz olduğunu düşünmek olumlu ve itici bir güç yaratarak internette gezinmenizi engelleyecektir.
6) Mantıksız gelebilir ancak günlük planınıza bir sürü küçük mola eklemek işinize yarayacak. Yoğun çalışmalara dönmeden önce yapılan 3-5 dakikalık aktiviteler üzerinizdeki baskıyı azaltarak üretkenliğinizi üst seviyelere çıkarmaya yardımcı olacaktır. Online zamanlayıcı kullanarak masadan kalkıp bir şeyler atıştırmayı ya da çalışma arkadaşlarınızla kısa bir sohbet etmeyi kendinize hatırlatabilirsiniz.
7) En sevdiğiniz dikkat dağıtıcılara ayıracağınız zamanı belirleyin. Birkaç saat çalıştıktan sonra sosyal medyada 10 dakika zaman geçirmeye karar vererek boşa harcayacağınız dakikalardan kurtulabilirsiniz. Ayrıca bu taktiği kendinize bir ödül mekanizması haline getirmeniz de sizi motive edecektir.
8) Eğer bir çalışmayı devam ettirmekte zorlanıyor ve o işten kaçıyorsanız kendinize hedefler belirleyerek yükünüzü hafifletin. Yani başka bir işe başlamadan önce elinizdeki işin ne kadarını bitireceğinize karar verin ve bu plana sadık kalın.
9) Her zaman yedek çalışmalar bulundurun. Bazen ne kadar planlarsanız planlayın işler yolunda gitmeyebilir. Konuşmanız gereken kişi müsait olmayabilir, internet kesilebilir ya da elinizdeki işe odaklanamayabilirsiniz. Elinizin altında farklı opsiyonlarınızın olması öncelikli işinizi yapamadığınız anlarda bile iş bitirici olmanızı sağlar.