Optima Shipping Services, 1981 yılında kurulmuş ve küresel denizcilik sektörünün öncüsü haline gelmiş Yunan bir brokerlik firmasıdır. Şirket ATİNA merkezli olup, İSTANBUL, ŞANGAY, DUBAİ ve SINGAPUR’ da önemli bir varlığa sahiptir.

ISTANBUL ofisimiz için, gemi alım ve satım broker ekibine günlük ofis ihtiyaç ve operasyonlarında destek olabilecek OFIS ASISTANI rolünde yeni bir ekip üyesi arıyoruz.

Genel Nitelikler:

* Lisans mezunu

*Konusunda en az 3 yıl deneyimli

*MS Office uygulamalarına hâkim

*İletişim becerileri güçlü

*Planlama ve organizasyon yeteneklerine sahip

İş Tanımı:

+ Yöneticinin ajandasının takip edilmesi

+ Toplantıların planlanması, koordinasyonun sağlanması ve gerektiğinde toplantılara katılım sağlanması

+ İngilizce dilinde e-posta takibi, telefon görüşmeleri ve misafir yönlendirmeleri yaparak yurtdışı ve yurtiçi iletişim trafiğinin koordine edilmesi, gerektiğinde yurtdışındaki müşterilerle yazışmaların yönetimi

+ Üst Düzey Yöneticilerin ve Departman çalışanlarının iş seyahatlerinin planlanması (Bilet, vize, konaklama vs.) , seyahat ve masraf formlarının düzenlenmesi & takibi

+ Tüm ödemelerin yapılması ve sürecin takibiyle birlikte faturaların kontrolünün yapılarak, onay alınması ve muhasebe birimine iletilmesi

+ Personele ait değerli evrakların takibi, mali işlerle paylaşılması ve dosyalanması

+ İşe başlayan & işten ayrılan personeller için temin edilen malzemelerin teslim süreçlerinin yönetilmesi

+ Departman çalışanlarının izin, eğitim katılımı ve toplantı bilgilerinin takip edilerek Departman yöneticisine ve IK birimine raporlanması

+ Şirketin iş birliği içinde olduğu kurumlar ile şirket arasındaki iletişimin sağlanması (evrak takibi, onay süreçleri, vs.)

+ Yurtiçi ve yurtdışı pazar araştırması, fuar ve organizasyonların takip edilmesi ve katılım sağlanılması ile ilgili işlemlerin yapılması

+Ofis malzemelerinin düzenli olarak stoklanmasını ve sipariş edilmesini sağlanması