İdari Ofis Asistanı

ADVANTİS TEDARİK PAZARLAMA VE DIŞ TİC.LTD.ŞTİ.

Pozisyon: İdari Ofis Asistanı

Sektör: Kozmetik - Dermokozmetik

İstihdam türü: Tam zamanlı

Şehir: İstanbul - Avrupa yakası (Bakırköy)

Pozisyon sayısı: 1

Sözleşme türü: Belirsiz süreli

Operasyonel danışmanı olduğumuz Fransa merkezli Laboratoires SVR dermokozmetik firmasının İstanbul Bakırköy ofisinde görevlendirilmek üzere Genel Müdür ve CFO’ya bağlı olarak çalışacak bir İdari Ofis Asistanı aramaktayız. 

İş tanımı

Sekreterya ve ofis düzeni

§  Telefon ve e-posta trafiğini yönetmek, gelen çağrıları ve iletileri ilgili kişilere yönlendirmek, not almak, takip etmek

§  Kargo ve kurye süreçlerini organize etmek, gelen/giden evrak takibini sağlamak

§  Sabahları ve gün içinde ofisin düzenini, kullanıma hazır olduğunu kontrol etmek ve gerekli düzenlemeleri yapmak (mutfak, banyo, ortak alanlar)

§  Ofise gelen misafirleri karşılamak ve ağırlamak (içecek/ikram servisi dahil)

§  Yöneticilere her türlü yazışma, dosyalama, arşivleme, evrak takibi, hazırlığı gibi konularda destek olmak

§  Ofis ihtiyaçlarını takip etmek, fiyat araştırmak, liste oluşturmak, satın alma ve tedarik süreçleri için destek olup takip etmek (kırtasiye, mutfak malzemeleri, teknik ihtiyaçlar vb.)

§  3.taraf hizmet sağlayıcılarla (temizlik, teknik servis, bina yönetimi, kurumsal ve idari, vb.) iletişim ve koordinasyon

İdari işler

§  Yöneticilerin günlük ajandalarını takip etmek, toplantı ve seyahat rezervasyonlarını organize etmek ve gerekli hatırlatmaları yapmak

§  Etkinlik, organizasyon konularında gerekli desteği sağlamak (davetiyeler, etkinlik organizasyonu, planlama, vb.)

§  Ofisin idari ihtiyaçları için, yöneticilerin talepleri doğrultusunda gerekli araştırma, bilgi toplama ve raporlamayı gerçekleştirmek

§  Kurumsal iletişimde yöneticilere destek sağlanması 

İnsan kaynakları 

§  Özlük dosyalarının oluşturulması ve dosyalanması, güncellenmesi ve arşivlenmesi

§  Çalışanların yan hakları ile ilgili takip ve gerekli hatırlatmaların yapılması (sigorta başlangıç, bitiş, araç, ekipman…) 

§  Üçüncü taraf hizmet sağlayıcılar ile iletişim, süreçlerinin takibi ve koordinasyonu (araç filo şirketi, özel sağlık sigorta şirketi, bina yönetimi, vb.)

§  İş sağlığı ve güvenliği (İSG) danışmanı ile gerekli takibin ve iletişimin yapılması, uygulamalara destek verilmesi, gerekli formların takibi, eksiklerin giderilmesi

Aranan nitelikler

§  Tercihen üniversitelerin Büro Yönetimi, Sekreterlik, İdari Bilimler gibi ilgili bölümlerinden en az 2 yıllık mezun

§  Benzer pozisyonda en az 5 yıl deneyim sahibi

§  Şirketin ilk yüzü olarak daima dinamik, pozitif ve güler yüzlü kişiliğe sahip

§  Temsil yeteneği kuvvetli, prezantabl, iletişimi güçlü 

§  Organizasyon ve sıkı takip etmeyi seven

§  Dürüst, çalışkan, planlama ve koordinasyon becerisine sahip

§  Çoklu görevleri eş zamanlı yürütebilecek ve hızlı çözüm üretebilecek yapıda

§  Takım çalışmasına yatkın

§  Meraklı ve araştırmacı, yeni şeyler öğrenmeye ve gelişmeye açık

§  Microsoft Office programlarını (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) etkin şekilde kullanabilen 

§  Ofis içi teknik ekipmanları kullanabilen (yazıcı, tarayıcı, çok fonksiyonlu cihazlar) 

§  Raporlama yeteneğine sahip, detaycı, sorumluluk bilinci yüksek, dikkatli, titiz ve sistemli çalışan 

§  İstanbul Avrupa yakasında ikamet eden veya edebilecek durumda olan

§  Yabancı dil artıdır (İngilizce ve/veya Fransızca)