Yönetici Asistanı

Ultra Uluslararası Tic. ve Tekstil A.Ş.

Yönetici Asistanı, yöneticinin günlük işlerini organize etmek, iletişimi yönetmek ve genel ofis yönetimine destek olmakla sorumludur. Bu pozisyon, etkili iletişim becerileri, organizasyon yeteneği ve çoklu görevleri yönetme kabiliyeti gerektirir.

Genel Nitelikler

-          Önlisans ya da Lisans mezunu olan,

-          Tercihen üniversitelerin ekonomi, işletme, Büro Yönetimi ve Sekreterlik bölümlerinden mezun olmak, bölümlerinden mezun,

-          Benzer görevlerde en az 3 yıl deneyimi olan,

-          İstanbul Avrupa yakasında ikamet eden ve tercihen tekstil firmalarında çalışmış,

-          İyi düzeyde İngilizce bilen,

-          MS Office programlarını iyi düzeyde kullanabilen,

-          Yüksek organizasyon ve zaman yönetimi becerisine sahip,

-          Çoklu görevleri yönetme becerisine sahip,

-          İletişim becerisi yüksek, diksiyonu düzgün ve prezantabl,

-          Detaylara dikkat eden, dinamik ve sonuç odaklı,

-          Yazılı iletişim becerileri gelişmiş, yazılı raporlama, resmi yazışma ve kurumsal prosedürlere hakim,

-          Sorumluluk alabilen, güvenilir, profesyonel ve gizliliğe özen gösteren,

-          Dış görünümüne özen gösteren,

-          E-takvimler, ofis cihazları ve uygulamalar vb. ofis teknolojilerine hakim.

İş Tanımı

-          Yöneticinin takvimini düzenlemek ve takip etmek,

-          Yöneticinin günlük iş akışlarını kolaylaştırmak, e-posta ve telefon trafiğini yönetmek,

-          Yönetici adına gerekli yazışma ve görüşmeleri yapmak,

-          Yazışmaları yönlendirmek ve dağıtmak,

-          Ofise gelen telefon görüşmelerini yönlendirmek ve cevaplamak,

-          Firmaya gelen ziyaretçileri karşılamak ve yönlendirmek,

-          Yöneticiler, ekip üyeleri, müşteriler ve dış paydaşlar arasında etkin bir iletişim oluşturmak,

-          Yöneticinin yönlendirdiği şekilde, departman ve ekipler arasındaki koordinasyonu sağlamak,

-          Bilgi akışını zamanında ve doğru şekilde yönetmek,

-          Yöneticinin ve ekiplerin seyahat ve konaklamalarını planlamak ve organize etmek,

-          İhtiyaç duyulduğunda iç ve dış paydaşlarla iletişimi sağlamak, gerektiğinde temsil yetkisini kullanmak,

-          Firma iletişim planına bağlı rutin toplantılar ile diğer toplantıları planlamak ve organize etmek,

-          Talep edilen raporlamaları/sunumları hazırlamak, delege edilen işleri zamanında hazırlamak.

-          Yönetici için gerekli raporları hazırlamak, belgeleri düzenlemek ya da hazırlanmasını takip etmek,

-          Takibi istenen iş/projelerin koordinasyonunu sağlamak, yöneticiye raporlamak,

-          Önemli toplantılara hazırlık yapmak, gerekli bilgi ve materyalleri toplamak,

-          Dosyalama, veri girişi ve belge yönetimini sağlamak ve ilgili kişiler ile paylaşmak,

-          Yöneticinin istediği duyuruları yapmak, duyuru ve ikazları yayınlamak ya da asmak,

-          Görev verilen konularda doküman ve belge toplama, hazırlama, çoğaltma, dağıtma ve asma işlerini yapmak,

-          İş akışlarını iyileştirmek ve zaman yönetimini optimize etmek için önerilerde bulunmak,

-          Kargo ve postadan gelen paketleri teslim alarak, kaydetmek ve ilgili birimlere ulaştırmak,

-          Ofis malzemelerinin envanter ve stoklarını takip etmek, siparişini vermek ve ihtiyaçları koordine etmek,

-          Yöneticinin kişisel işlerini takip etmek,

-          Yönetici Asistanlığının kendine has iş ve görevlerini yerine getirmek.