Arşiv Sorumlusu

NİĞ TAŞ ANONİM ŞİRKETİ

GENEL NİTELİKLER

Üniversitelerin Bilgi ve Belge Yönetimi bölümlerinden mezun,

Üniversite arşivlerinde en az 3 yıl deneyimli,

MS Office programlarını etkin olarak kullanabilen, Kütüphane ve Dokümantasyon Arşiv sistemleri programlarını kullanmayı bilen,

Sözlü ve yazılı iletişim becerileri gelişmiş,

Planlama, koordinasyon ve raporlama becerilerine sahip,

Ekip çalışmasına yatkın, yoğun çalışma temposunda sonuç ve çözüm odaklı çalışma becerisine sahip,

İŞ TANIMI

Kurum ve bağlı birimlerce üretilen belgelerin yaşam döngüsünü (üretim safhasından imha safhasına kadar) sistemli bir şekilde sağlamak,

Kurumun faaliyetleri sonucu oluşan her türlü bilgi ve belgeleri temel arşivcilik standartları kapsamında mevzuata uygun toplamak, değerlendirmek ve saklamasını sağlamak,

Dökümü ve belgelerin birimlerde ve kurum arşivinde saklama süreleri kapsamında muhafazasını sağlamak,

Doküman ve belgelerin birim arşivlerinden kurum arşivine devredilmesi gerekenlerin birim sorumlusu ile kurum arşivine devrini sağlamak ve devir işlemlerini düzenli olarak yürütmek,

Kurum arşivine devralınan arşiv belgelerinin uygun şartlarda, saklama planı ve yerleşim planı kapsamında arşivlemek,

Doküman ve belgelerin fiziki olarak neme, ısıya, yangın ve çeşitli zararlı unsurlara karşı koruyucu tedbirler almak,

Dijital arşivlerin oluşturulması, şirket bünyesinde kullanılan dijital platformların ve cihazların arşivlenmesi ve sürdürülebilirliğinin sağlanması,

Depolama sürecini planlamak, koordine etmek ve süreci tamamlamak,

TS 13212 Arşiv Mekanları Standardı, TS 13298 Elektronik Belge Yönetimi Standardı, Dijitalleştirme Faaliyetlerine Yönelik Usul ve Esaslar, Arşivlerden Yararlanma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliklerine hâkim olmak,

Arşivlerde bulunan belgelerin dijital ortama aktarılması ve entegrasyonuna ilişkin iş ve işlemleri yürütmek,

Dijital arşivcilik hizmetlerine ait süreç ve standartları belirlemek, 

Dijital ortama aktarılan ve aktarılacak belgeleri adlandırmak ve belgelerin indeks alanlarını belirlemek,

Birim arşivinde bulunan fiziki belgeleri dijital ortamdaki görüntüleri ile eşleştirmek ve fiziki arşiv ile dijital arşivin koordinasyonunu sağlamak,

Dijital ortamda bulunan her türlü bilgi ve arşiv malzemesini derlemek, ayıklamak ve her an kullanılır hale gelecek şekilde tasnif etmek,

Dijital ortama aktarılan belgelere çoklu erişim imkânının sağlanabilmesi amacıyla standartları belirlemek, farklı kullanıcı gruplarının ihtiyaçları için yetkilendirme yapmak ve yönetmek,

Arşivde bulunan belgelerin dijitalleştirilmesini ve doküman akışının takip edilmesini sağlamak, bu amaçla uç birimleri tanımlamak ve yönetmek,

Dijital ortama aktarılan imha sürecine tabi belgelerin imha edilmesi süreçlerini takip etmek.