Sekreter İş İlanları

İş yerlerine gelen misafirleri ve telefonları karşılayan, yönetici ile müşteriler  arasındaki iletişimi sağlayan ve şirket içerisindeki ofis sorumluluklarını yerine getiren kişilere sekreter denir. Birçok büyük ve küçük iş yeri bünyesinde çalıştırmak üzere sekretere ihtiyaç duyar. Bu nedenle her sektörde sekreter iş ilanları sıkça görülür. Sekreterlerin en önemli görevleri arasında zaman ve iş kontrolünü düzgün bir şekilde sağlamak gelir. Sekreterler, yönetici sekreteri ve genel sekreter olarak ikiye ayrılır. Genel sekreterin iş tanımı çerçevesinde bir işletmedeki veya kamu kuruluşundaki  idari işlemleri yürütülmesi yer alır.  Özel sekreter ise işletmelerde bulunan; CEO, genel müdür, müdür, gibi üst düzey yetkililere idari destek sağlar. Büyük sorumluluk isteyen sekreterlik önemli bir meslek dalıdır. Sekreter iş ilanları Ankara, İstanbul ve İzmir gibi ekonomik açıdan gelişmiş bölgelerde diğer kentlere oranla daha fazladır. Sekreterler bağlı bulundukları birimin; toplantılarını, görüşmelerini, ziyaretlerini dikkatli bir şekilde  planlar. Sekreterin çalıştığı kuruma göre, görev ve sorumlulukları da farklılıklar gösterebilir. Örneğin, ofis sekreter iş ilanları iş tanımı içerisinde telefon trafiğinin de yönetileceği belirtilebilir. 

Sekreter Çalışma Koşulları

Sekreterlik, farklı sektörlerde ve işletmelerde önemli bir rol oynayan mesleklerden biridir. Bir sekreter, şirketlerde yöneticilerin günlük işlerini organize etmek, randevuları düzenlemek, telefonlara cevap vermek ve evrak işlerini yürütmek gibi sorumluluklar üstlenir. Bu pozisyon, işlerin düzenli bir şekilde yürümesi için hayati önem taşır ve iletişim becerileri, organizasyon yetenekleri ve zaman yönetimi gerektirir. Sekreterlik mesleğinde çalışma koşulları, çalışılan sektöre ve işletmeye göre farklılık gösterebilir. Örneğin, kurumsal bir şirkette çalışan sekreterlerin sorumlulukları ve çalışma saatleri, daha küçük bir işletmedeki sekreterin iş yükünden farklı olabilir. Sekreter çalışma koşulları ve sorumlulukları şu şekilde sıralanabilir:

• Düzenli Çalışma Saatleri: Sekreterler, genellikle standart mesai saatlerinde çalışırlar. Çoğu sekreter için haftada 40 saat çalışma norm iken, bazı şirketlerde fazla mesai de talep edilebilir. Ancak çalışma saatleri genellikle düzenlidir ve çoğu sekreter hafta sonu tatil yapabilir.
• Ofis Ortamı: Sekreterler genellikle ofis ortamında çalışır ve bu ortam çoğunlukla sakin ve düzenli olur. Sekreterler, yönetici odalarının yakınında bir masada çalışır ve sürekli iletişim halinde olmaları gerektiği için telefon, bilgisayar ve diğer ofis araçlarını aktif olarak kullanırlar.
• İletişim ve Koordinasyon: Sekreterler, genellikle şirketin iç ve dış iletişim kanallarını yönetir. Telefon çağrılarına yanıt vermek, e-posta trafiğini yönetmek ve gerekli belgeleri hazırlamak sekreterlerin günlük işlerinin bir parçasıdır. Ayrıca yöneticilerin toplantılarını düzenlemek ve takvimlerini yönetmek de önemli görevler arasında yer alır.
• Doküman Hazırlama ve Dosyalama: Sekreterler, belgelerin hazırlanması, düzenlenmesi ve dosyalanmasından sorumludur. Bu görevler; yazışmaların düzenlenmesi, sunumların hazırlanması, raporların kontrol edilmesi gibi süreçleri içerir. Bu yüzden sekreterlerin iyi bir yazılı iletişim becerisine ve bilgisayar kullanım yetkinliğine sahip olmaları gerekir.
• Toplantı ve Randevu Organize Etme: Yöneticilerin günlük programlarını yönetmek, sekreterlerin en önemli sorumluluklarından biridir. Toplantıları organize etmek, randevuları ayarlamak ve yöneticinin zamanını verimli bir şekilde kullanmasına yardımcı olmak başlıca görevlerdendir.
• Müşteri İlişkileri Yönetimi: Sekreterler, şirketin dış dünya ile olan ilk temas noktasıdır. Bu nedenle, müşteri ilişkileri ve şirket imajı açısından oldukça önemli bir role sahiptirler. Ziyaretçileri karşılamak, misafirleri ağırlamak ve doğru kişilere yönlendirmek sekreterin görevlerinden biridir.
• Çok Görevli Çalışma: Sekreterler genellikle aynı anda birden fazla görevi yerine getirmek zorunda kalır. Hem telefon trafiğini yönetirken hem de doküman hazırlıkları yapabilirler. Bu nedenle, sekreterlerin çoklu görev yeteneği gelişmiş olmalıdır.
• Zaman Yönetimi: Zamanı verimli kullanmak, sekreterlik mesleğinde büyük önem taşır. Yöneticinin yoğun programını takip etmek, işleri zamanında yetiştirmek ve günlük iş akışını aksatmadan yürütmek sekreterin sorumluluğundadır.
• Gizlilik ve Dürüstlük: Sekreterler, yönetim seviyesinde çalıştıkları için şirketle ilgili hassas bilgilere erişebilirler. Bu yüzden gizlilik kurallarına uymak ve şirketin güvenliğini sağlamak büyük önem taşır. Sekreterlerin dürüst ve güvenilir olmaları beklenir.
• Bilgisayar ve Ofis Programlarına Hakimiyet: Sekreterler, günlük işlerinde bilgisayar ve çeşitli ofis programlarını aktif bir şekilde kullanırlar. Microsoft Office programları (Word, Excel, PowerPoint) ve diğer veri tabanı programlarını kullanarak belge oluşturma, düzenleme ve arşivleme işlemlerini gerçekleştirirler.
• Esneklik: Sekreterlik pozisyonu, zaman zaman beklenmeyen durumlarla karşılaşmayı gerektirir. Acil toplantılar, son dakika değişiklikleri veya yöneticinin programında yapılan düzenlemelerle başa çıkabilmek için sekreterlerin esnek bir çalışma tarzına sahip olmaları önemlidir.

Sekreterlik, yoğun organizasyon ve iletişim becerileri gerektiren, sorumluluk sahibi bir pozisyondur. Ofis ortamında düzenli çalışma saatlerine sahip olan sekreterler, işlerin düzenli ve verimli bir şekilde yürümesini sağlar. Hem yöneticinin işlerini organize etmek hem de dış dünya ile iletişimi sürdürmek gibi kritik görevleri olan sekreterler, iş hayatında büyük bir destek ve kolaylık sağlarlar.

Sekreter Olmak İçin Hangi Yeteneklere Sahip Olunmalı?

Her iş kolundaki personellerin  birtakım yeteneklere sahip olması gerekir. Sekreterlik yapmak için de belirli bazı yeteneklere sahip olmak şarttır. Sekreterler bir kuruma gelen misafirleri ve telefonları ilk karşılayan personeldir. Bu yüzden sekreter arayan firmalar seçim yaparken çok ince ayrıntılara dikkat eder. Sekreterlik için verilen iş ilanlarında; diksiyon düzgün, prezantabl bir görüntüye sahip, insan ilişkileri kuvvetli, yabancı dil bilen adaylar ön plana çıkar. Son dönemlerde sekreterlerin de ehliyet sahibi olması dikkat çeken yetenekler arasında yer alır. Sekreterlerin hafızasının kuvvetli olması tercih edilen özellikler arasındadır. Son yıllarda, mesleklerinde yetkin sekreterler yetiştirmek üzere  meslek yüksekokullarında  bölümler açılmıştır. Geçmişte basit bir meslek olarak görülen sekreterlik günümüzde bir iş yerinin en önemli personellerinden biri haline  gelmiştir.  

Sekreter İş İlanlarında Hangi Detaylara Dikkat Edilmeli?

Sekreterlik iş ilanlarına başvururken dikkat etmeniz gereken birçok detay vardır. Öncelikle sekreter arayışında olan firmanın ilanını dikkatle okumanız gerekir. Başvurunuz özel sekreter iş ilanları arasında bulunuyorsa, bağlı bulunduğunuz kişinin tüm sosyal ve iş hayatı ile ilgili sorumluluk alacağınızı unutmamalısınız. Bağlı bulunacağınız üst düzey yetkilinin iş hayatında idari destek sağlayacağınız gibi,  özel yaşam alanı içinde bulunan kişi ve kişiler için de destek sağlamanız gerekebilir. Bu nedenle işe başvururken sorumlu olacağınız hususlara  ve çalışma şartlarına dikkat etmelisiniz. Ayrıca, sekreter olarak işe alındığınızda ofiste yerine getirmeniz gereken işleri de  öğrenmelisiniz. Bazı ilanlarda sekreterden,  ofisin işleyişi ve düzeninden de sorumlu olmaları beklenir. Bu nedenle sekreterlik iş ilanlarını dikkatle incelemeli ve niteliklerinize uygun ilanlara başvurmalısınız. 

Sekreterlik Olmak İçin Hangi Eğitim ve Belgeler Gerekir?

Güncel sekreter iş ilanları incelendiğinde sekreterlerden birçok farklı nitelik beklendiği görülür. Sekreter iş ilanı veren birçok firma işe alacağı personelin; üniversitelerin ilgili bölümlerinden mezun olmasını, anadili dışında bir yabancı dil bilmesini, ehliyet sahibi olmasını ve seyahat edebilmesini şart koşar. Bununla birlikte bir sekreterin iyi derecede bilgisayar bilgisine de sahip olması gerekir. Elektronik posta trafiğini yönetmek ve tüm yazışmaları yapabilmek için gerekli olan bilgisayar programlarını bilmek şarttır. Kimi işletmeler verdikleri sekreter ilanlarında, telefon trafiği yönetimi ve ön muhasebe bilgisi gibi kriterlere yer verir. Dolayısıyla özgeçmişinizi hazırlarken mezuniyet bilgilerinizin yanı sıra; mesleki yeterlilik sertifikalarınızı, bildiğiniz yabancı dilin düzeyini ve  ehliyet bilgisini mutlaka belirtmelisiniz. Yeni sekreter iş ilanları veren firmaları görüntüleyerek size uygun olan ilanlara başvurabilirsiniz.

Sekreterlerin Çalışma Ortamı ve Koşulları Nasıldır?

Sekreterler farklı sektörlerde ofis ortamında çalışan personellerdir. Sekreter iş ilanları İzmir, Antalya, İstanbul gibi bölgelerde genellikle turizm sektöründe çalışan firmalar tarafından verilir. Sekreterler turizm sektöründe genellikle turizm seyahat acenteleri ve otellerde çalışır.  Bu alanda çalışan sekreterlerin görev tanımı içerisinde iş gereği yaptığı seyahatler de yer alır. Firma ile ilgili tüm idari sorumluluğun altyapısını oluşturmak sekreterin görevleri arasında olduğu için çalışma saatleri farklılık gösterebilir. Bununla birlikte sekreterler, çalıştıkları sektöre göre hafta sonu ve resmi tatillerde de çalışabilirler. Dolayısıyla birçok işveren, sekreterin esnek çalışma saatlerine uyum göstermesini bekler. Bu konuda özel eğitim kurumlarında ve devlet okullarında çalışan sekreterler oldukça şanslıdır. Eğitim sektöründe sekreter olarak çalışmak için özel okul sekreter iş ilanları inceleyebileceğiniz ilanlar arasında yer alır. Günümüzde sekreter iş ilanları bayan adaylar için daha avantajlıdır. Bunun  yanı sıra, sekreter iş ilanları arasında erkek sekreter adaylarına uygun iş ilanları da bulunabilir. Farklı sektörlerde bulabileceğiniz erkek sekreter ilanları için sekreter iş ilanlarını gözden geçirebilirsiniz.  

Sekreter Olmak İçin Hangi Özellikler Gerekir?

Başarılı bir sekreter olmak için mesleki anlamda kendinizi yetiştirmeniz gerekir. Bir sekreterin; insan ilişkilerinin güçlü olması, iyi iletişim kurması  ve kendi iç kontrolünü sağlaması öncelikli özellikler arasında yer alır. İşverenler, ayrıntılara dikkat eden ve zaman yönetimi becerisinin geliştirmiş sekreter adaylarını tercih eder. Ayrıca yoğun iş temposuna uyum sağlayan ve sabırlı olan adaylar; sekreter alımı sürecinde avantaj sağlar. Erkek sekreter adaylarında bu özelliklere ek olarak askerlik görevini tamamlamış olma şartı da bulunur.

Sekreter Olmak İçin Hangi Eğitimler Alınmalıdır?

Genelde sekreterlik yapmak isteyen kişiler için lise mezuniyeti yeterli olurken, günümüzde pek çok şirket a en az ön lisans diploması şartı talep edebilir. Sekreter arayan işverenler genellikle üniversitelerin büro yönetimi ve sekreterlik bölümü mezunlarını tercih eder. Bunun yanı sıra; en az bir yabancı dil bilgisi, Microsoft Office programlarını iyi şekilde kullanabilmek ve düzgün bir diksiyon  işe alınma şansını yükseltir. 

Sekreterlerin Çalışma Saatleri Nasıldır?

Sekreterlerin çalışma saatleri, tamamen kuruma bağlı olarak değişim gösterir. Örneğin, sabah 08.00 akşam 17.00 arasında faaliyet gösteren kurumlarda çalışan kişiler tam zamanlı olarak  görev yürütürler. Bunun yanı sıra şirketin sahip olduğu yoğunluğa göre ekstra mesai de söz konusu olabilir. 

Sekreterlik Mesleğinde Kaç Kategori Bulunur?

Farklı sektörlerde faaliyet gösteren tüm firmalar çalışacak sekretere ihtiyaç duyar. Şirketlerde üst düzey yönetici olarak çalışan kişilerin sekreterleri, yönetici asistanı olarak anılır. Ancak bazı sektörlerde özel olarak eğitim almış sekreterler çalışır. Bu sektörlere hukuk ve tıp örnek gösterilebilir. Hukuk sekreterleri; avukatlık büroları, adliyeler ve hukuk müşavirlik bürolarında çalışır. Ana görevleri kimi kurum ve kuruluşlarda evrak işleriyle ilgilenmek ve kayıt tutmaktır. Tıbbi sekreter iş ilanlarına başvuran adaylar ise sağlık kuruluşlarında hasta işlemleri ve formları ile ilgilenirler. Ayrıca doktorun randevu takvimini düzenleyerek iş verimliliğinin artmasını sağlarlar.